Das Letzte, was ein Veranstalter auf seinem Event sehen möchte sind gelangweilte und enttäuschte Teilnehmer. Damit das nicht passiert, muss das Programm stimmen und eventuelle Hoch- und Tiefphasen des Publikums berücksichtigt werden. Unser Event-Experte Daniel Fürg weiß genau, wie du mit der richtigen Dramaturgie die Stimmung hochhältst und die Massenflucht von deinem Event vermeidest.

Ein Konferenz-Tag kann lang sein – selbst dann, wenn sein Programm mit vielen spannenden und hochkarätigen Speakern bestückt ist. Das liegt oft daran, dass der Ablauf nicht richtig choreografiert ist, dass die Dramaturgie nicht stimmt. Als Veranstalter muss man es hinbekommen, einen Spannungsbogen zu schaffen, der die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht zu sehr strapaziert, gleichzeitig aber dafür sorgt, dass sie gespannt bei der Sache bleiben.

Die Suche nach geeigneten Rednern

Was sich erst als selbstverständlich anhört, ist in der Praxis gar nicht so einfach in der Umsetzung. Speaker können sehr unterschiedlich sein – in der Art und Weise, wie sie Inhalte präsentieren, wie sie eine Präsentation aufbauen und mit welchen Materialien sie arbeiten. Es gibt Speaker, die komplett frei präsentieren und das auch wirklich können – und solche, die dabei vollkommen versagen und das Publikum mit ihrer Unsicherheit langweilen.

Als Veranstalter muss man Stärken und Schwächen im Idealfall schon vorab kennen. Die Suche nach Speakern ist deshalb immer auch eine intensive Recherche, quasi ein Background-Check, der sicherstellen soll, dass der eingeladene Speaker nicht nur Experte in seinem Themenbereich ist. Er oder sie muss auch in der Lage ist, das auf der Bühne entsprechend gut rüberzubringen. Hier hilft die Recherche auf YouTube und anderen Plattformen, um zu sehen, wie sich Speaker bei anderen Veranstaltungen präsentiert haben. Auch der Besuch thematisch verwandter Events kann dabei helfen, interessante Speaker und Themen zu entdecken und sie vorab live auf der Bühne zu erleben.

Eine wichtige Erkenntnis vorab: Es wird niemals gelingen, ausschließlich perfekte Präsentatoren zu gewinnen. Daher muss man auch mit weniger talentierten Persönlichkeiten rechnen und diese geschickt im Programm platzieren.

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Auf die Mischung kommt es an

Sind die Themen für die Konferenz erst einmal definiert, beginnt die konkrete Planung des Programms. Dabei kommt es auf die richtige Mischung an. Wichtig ist, dass schwächere Speaker zum Beispiel nicht vor oder nach Pausen eingeplant werden. Das zerstört die Aufmerksamkeit des Publikums nachhaltig und ist von besseren Speakern im Anschluss kaum mehr einzuholen.

Auch zu Beginn der Veranstaltung sollte man unbedingt mit starken Bühnen-Persönlichkeiten arbeiten. Nur so gelingt ein starker Auftakt, ein Start in einen interessanten, vielversprechenden Veranstaltungstag. Gleiches gilt auch für das Ende der Veranstaltung – hier muss nochmals ein echtes Highlight platziert werden, um einen starken, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Warum das so ist? Weil wir alle Menschen sind und weil wir eine begrenzte Auffassungsgabe haben, die sich nicht so leicht austricksen lässt. Als Veranstalter verliert man die Dramaturgie des eigenen Programms leicht aus den Augen – schließlich findet man selbst immer alles interessant, was man geplant hat.

Bei der Verteilung der Themen über den Tag hinweg sollte man darauf achten, dass komplexere und einfachere Themen gut über den Tag hinweg verteilt sind. Die Teilnehmer benötigen zwischen durch Entspannung und Auflockerung – zum Beispiel von einem Speaker, der sehr gut und locker präsentieren kann. Man darf die Auffassungsgabe und Aufmerksamkeitsspanne der Gäste nicht zu sehr beanspruchen, sonst läuft man Gefahr, sie ganz zu verlieren.

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Die Dramaturgie muss stimmen

Am Ende des Tages ist die Gestaltung des Programms vergleichbar mit dem Schreiben eines guten Krimis. Alles beginnt mit einem großen Knall und im Anschluss verläuft die Spannung mit Höhen und Tiefen, bis es zu einem großen Finale kommt, das den Teilnehmern lange in Erinnerung bleibt. Um das in der Planung richtig hinzubekommen, kann es helfen, die Speaker nach Kategorien, wie „Guter Präsentator“, „Schwache Rhetorik, aber gute Inhalte“ oder „Starker Redner mit Entertainmentfaktor“ zu ordnen. So lässt sich schnell erkennen, an welchen Punkten ein Programm noch Schwächen hat und wo die Dramaturgie bereits stimmt.