Die 6 besten Online-Tools für ein erfolgreiches Eventmanagement

Online-Tools
Asana, Slack, HubSpot & Co. – Mit diesen 6 Online-Tools erleichterst du dir deine Eventplanung

 

Events organisieren kann sehr stressig sein. Besonders wenn viele Stakeholder und Sponsoren involviert sind, stehst du mit deinem Team vor einigen Herausforderungen, bevor der große Tag des Events gekommen ist. Um dir die Planungsphase vor allem beim letzten Endspurt vor deinem Event zu erleichtern, haben wir im Folgenden sechs wichtige Online-Tools zusammen gestellt, die dir helfen können, den Überblick zu behalten. Dabei ist es durchaus sinnvoll die kostenpflichtige Premium-Variante einiger Tools zu nutzen.

  1. Taskmanagement: Asana

Asana ist ein gutes Tool, um Aufgaben bestimmten Leuten mit einer konkreten Deadline zuzuweisen. Zudem können weitere Leute den Aufgaben folgen und diese kommentieren. Du kannst in Asana verschiedene Gruppen und Projekte anlegen, sodass du die Planung von mehreren Events gleichzeitig darin abbilden kannst. Zu Beginn der Eventplanungsphase kannst du wichtige Meilensteine und Aufgaben eintragen, die du bis zum Tag des Events erledigen musst und diese dann nach und nach durch zusätzliche Themen ergänzen. Asana ist in der Basis-Version für bis zu 15 Teammitglieder kostenfrei und es gibt auch eine mobile Version.

  1. Messenger: Slack

Mit Slack ersparst du dir vor allem bei kleinen Absprachen, die schnell gehen müssen, Unmengen an E-Mails, die bei mehreren involvierten Personen schnell unübersichtlich werden. Du kannst in Slack verschiedene Kanäle zu verschiedenen Themen anlegen und Personen direkt dazu einladen. Slack kostet als Online-Tool in der Basis-Version nichts und du kannst es auch über die Smartphone-Apps nutzen.

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  1. Terminabsprachen: You can book me

Mit Kalender-Online-Tools wie bspw. You can book me können deine Partner, Sponsoren und Co-Organisatoren freie Zeitslots in deinem Kalender einsehen und Termine für Meetings anfragen bzw. buchen. Die Grundfunktionen von You can book me sind kostenfrei, für Funktionen wir die Anpassung des Layouts der Seite gibt es eine kostenpflichtige Premiumversion. Kalender-Tools gibt es einige, neben You can book me zum Beispiel noch Calendly.

  1. Stock Fotos: Unsplash

Gerade wenn du das erste Event in einer Veranstaltungsreihe organisierst, hast du nicht immer passende Fotos zur Gestaltung deiner Event- und Eventbrite-Seite zur Hand. Webseiten wie Unsplash, die kostenfrei gute Fotos zur Verfügung stellen, die du frei oder unter Angabe des Fotografen nutzen kannst, helfen dir bei der optisch ansprechenden Ausgestaltung deiner Eventankündigung.

Für die Veröffentlichung eigener Fotos, vor allem nach dem Event, empfiehlt sich außerdem flickr. Dort bekommst du 1 Terabyte Speicherplatz kostenfrei und kannst super einfach Alben erstellen, die du wiederum auf deinen Online- und Social Media-Kanälen einbinden oder teilen kannst.

>> In Eventplanungszeitplan kannst du auch deine Online Tools integrieren!

  1. Speicher in der Cloud: Box oder Dropbox

Gerade wenn du mit einem großen Organisationsteam arbeitest, welches an mehreren Orten verteilt arbeitet, ist es sinnvoll mit einem Speicher in der Cloud zu arbeiten, wo du wichtige Dokumente zentral ablegen kannst, sodass jeder ständig darauf zugreifen kann. Damit ersparst du deinem Team lästiges Hin-und-Herschicken von E-Mails mit verschiedenen Dokumentenversionen und hast alles immer direkt auf Zugriff. Box kostet für Teams mit bis zu 10 Personen 4 € pro Monat pro Nutzer. Dropbox ist für bis zu 2 GB Speicherplatz kostenlos. Zudem gibt es kostenpflichtige Pro-Optionen, die bei 9,99 € pro Monat starten.

  1. E-Mail-Marketing und CRM: HubSpot

HubSpot ist als E-Mail-Marketing- & CRM-Tool (Customer Relationship Management) ziemlich komplex und kostenintensiv, allerdings kannst du als junges Unternehmen für das erste Jahr auch deren stark vergünstigtes Startup-Programm für 200 € pro Monat nutzen. HubSpot bietet wahnsinnig viele Funktionalitäten: Zum einen kannst du im integrierten CRM-System deine ganzen Kontakte pflegen. Zum anderen kannst du darüber deine Sales Pipelines zum Beispiel für die Sponsoren-Akquise abbilden. Es gibt außerdem die Möglichkeit, direkt in HubSpot verschiedene Landing Pages für Events oder Produkte zu erstellen und die Klicks und Conversions sinnvoll zu messen. Dies hilft dir bei der erfolgreichen Vermarktung deines Events und der Messung der Marketingkennzahlen enorm weiter.

Fazit: Mit ein paar einfach zu bedienenden Online-Tools erleichterst du dir und deinem Team die Eventorganisation und Absprache mit externen Partnern und Stakeholdern enorm. Scheue dich nicht, neue Tools auszuprobieren und dein Event noch besser zu planen und zu vermarkten!


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche gründete Ende 2011 StartUp Stuttgart und 2012 Accelerate Stuttgart mit, um Gründer und Startups in Baden-Württemberg zu fördern und ein Accelerator-Programm für die Region aufzubauen. Ende 2015 lief das erste sechsmonatige Programm mit fünf Startups. Daneben schreibt Kathleen seit mehreren Jahren leidenschaftlich gern für verschiedene Plattformen, u.a. ihren eigenen Blog, und ist als Freelancer im Bereich Content Creation und Kommunikation unterwegs.

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