Die weltweite Coronavirus-Pandemie hat enorm starke Auswirkungen auf die Eventbranche. Veranstalter auf der ganzen Welt stehen vor einer erzwungenen Pause ihrer Events – mit ungewisser Dauer. In dieser beispiellosen Situation möchten wir dir ein paar hilfreiche Tipps an die Hand geben.

Anstatt ein Event abzusagen, verschieben es viele Veranstalter. Mit dieser Entscheidung gewinnst du Zeit, in der du die aktuelle Situation besser abwägen und dein Event noch besser planen kannst.

Hier findest du ein paar einfach umzusetzende und praktische Hinweise für den Fall, dass du deine Veranstaltung verschieben musst. So kannst du mit Erwartungshaltungen umgehen und deine Gäste entsprechend informieren.

1. Informiere deine Dienstleister über deinen Zeitplan

Anders als bei deinen Teilnehmern sind die Verträge mit und Beziehungen zu deinen Anbietern unmittelbar von einer Verschiebung betroffen. Obwohl sie sich sehr wahrscheinlich schon auf eine Planänderung vorbereiten, musst du zeitnah mit ihnen kommunizieren, um über faire Alternativen zu sprechen.

Erste Schritte:

  • Informiere dich über die Rechtslage, um Dienstleistungen auf einen anderen Zeitpunkt zu verlegen oder zu stornieren: Prüfe in deinem Vertrag, welche Szenarien abgedeckt werden. Achte auch auf die Geschäftsbedingungen deiner Anbieter, die bei einer Verschiebung greifen.
  • Kommuniziere so schnell wie möglich: Einige Dienstleister akzeptieren eine Terminänderung nur innerhalb einer bestimmten Zeitspanne vor dem Veranstaltungsdatum. 24 Stunden gelten im Allgemeinen als das Minimum, in dem die Benachrichtigung erfolgen sollte. Wenn du aber schon davor Bescheid weißt, wird eine frühere Benachrichtigung im Allgemeinen erwartet.
  • Überprüfe, was deine Versicherung abdeckt: Falls du eine Versicherung für deine Veranstaltung abgeschlossen hast, lässt sich möglicherweise ein Teil der Kosten auffangen, die infolge einer Verschiebung entstehen.

2. Informiere deine Partner und Redner/Acts

Die Redner, Performer und die Sponsoren deines Events müssen neue Übernachtungsmöglichkeiten suchen. Je schneller du dafür sorgst, dass sie neue Unterkünfte finden, desto besser.

Setze diese Punkte auf deine To-do-Liste:

  • Benachrichtige unverzüglich die Sponsoren, Partner, Redner, usw., die zu deinem Event anreisen.
  • Sprich mit ihnen über ihre bevorzugten Alternativtermine, um den besten Zeitpunkt für den neuen Termin zu organisieren.
  • Sind sie am neuen Veranstaltungstermin nicht verfügbar, können sie dir evtl. dabei helfen, andere Partner zu finden.

3. Gib die Verschiebung bekannt

Nachdem du den Verkauf neuer Tickets gestoppt hast, kannst du den Ticketinhabern ein Update geben. Eine zügige und klare Kommunikation der Änderungen stellt deine Einsatzbereitschaft für die Teilnehmer unter Beweis und baut Vertrauen in deine Marke auf.

Achte auf jeden Fall darauf, folgende Punkte mit aufzunehmen:

  • Den Grund für die Verschiebung
  • Das neue Veranstaltungsdatum
  • Einen Link zur Rückerstattungsrichtlinie
  • Wie der Kundensupport erreichbar ist

Profi-Tipps für Eventbrite-Veranstalter:

  • Folge dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit deine Veranstaltung nach der Verschiebung auf der Eventseite live bleibt.
  • Falls du auf Eventbrite Music geführt wirst, folge den Anweisungen in diesem Artikel, um deinen Eventstatus sofort zu ändern und potenzielle Teilnehmer über eine Verschiebung zu informieren.
  • Eine gute Rückerstattungsrichtlinie hilft dir dabei, dich den Änderungen mit Zuversicht und Weitblick zu stellen. Schau dir die Anforderungen an Veranstalter-Rückerstattungsrichtlinien an, die dir eventuell bei der Erstellung deiner eigenen Richtlinie helfen.

Hier findest du eine Beispielvorlage, die du anpassen kannst:

Liebe/r TEILNEHMERNAME,

Entsprechend der [ANKÜNDIGUNGEN/EMPFEHLUNGEN LOKALER, REGIONALER ODER NATIONALER REGIERUNGSBEHÖRDEN] wegen des aktuellen Ausbruchs des Coronavirus haben wir uns dazu entschieden, unsere Veranstaltung auf einen anderen Termin zu verlegen. Das neue Datum für [EVENTNAME] ist: [NEUES EVENTDATUM] in [NEUER VERANSTALTUNGSORT].

Wir verstehen, dass diese Entscheidung möglicherweise eine Enttäuschung darstellt, wir möchten jedoch alle dazu aufrufen, die Leitlinien der Weltgesundheitsorganisation und der lokalen Gesundheitsbehörden zu befolgen. Wir freuen uns darauf, dich bei einem unserer nächsten Events begrüßen zu dürfen.

Viele Grüße

UNTERSCHRIFT

KONTAKTDATEN

Du hast eine wohlüberlegte Mitteilung verfasst, jetzt musst du noch die Verschiebung auf allen möglichen Kanälen ankündigen, darunter:

  • E-Mail: Schreibe alle Ticketkäufer an, um sie über die Verschiebung deines Events zu informieren.
  • Ticket-Plattformen: Falls deine Ticketing-Plattform den Nachrichtenversand an Gäste zulässt, nutze es als effizientes Tool zur Kontaktaufnahme. Eventbrite bietet den Nachrichtenversand innerhalb der Plattform an, mit dem du Gäste über Aktualisierungen informieren kannst.
  • Social-Media: Suche nach Posts zu deiner Veranstaltung, z. B. über deinen Hashtag, sodass du auf sie reagieren kannst. Überlege dir außerdem, die Nutzer privat über Direktnachrichten zu kontaktieren, um eine allzu öffentliche Diskussion zu verhindern.
  • Medienpartner: So wie deine Medienpartner dein Event mit neuen Teilnehmerkreisen teilen, sind sie auch praktische Kanäle, um Änderungen und Aktualisierungen zu kommunizieren.

Profi-Tipp für alle Veranstalter: Kommuniziere entsprechend der Dringlichkeit der Situation. Bei drei Tagen oder einem noch kürzeren Zeitraum vor dem geplanten Event ist eine Massen-SMS an alle Teilnehmer wahrscheinlich die richtige Maßnahme – als Ergänzung zu Social Media und E-Mail. Für Verlegungen auf einen etwas späteren Zeitpunkt reichen E-Mail und Social-Media-Beiträge aus. Sprich mit deinem Medienpartner darüber, wann er über den neuen Termin berichten kann.

4. Aktualisiere deine Eventseite

Du hast deine Gäste informiert, jetzt solltest du auch deine Eventseite aktualisieren. Die Verschiebung mag dich ein paar Besucher kosten, aber bis zum neuen Termin hast du wieder Zeit, zusätzliche Tickets zu verkaufen.

Behalte im Auge, wer eine Rückerstattung angefordert und wer sich neu registriert hat, sodass du deine Logistik auf die genaue Zahl der erwarteten Teilnehmer anpassen kannst.

Profi-Tipp für Veranstalter auf Eventbrite: Nutze unsere einfache Lösung, um deine Einstellungen für Anmeldungen und Tickets zu aktualisieren und diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

5. Beantworte häufig gestellte Fragen in einem Online-FAQ

  • Warum wird das Event verschoben?
  • Wo sind Informationen über die neu angesetzte Veranstaltung zu finden – einschließlich Änderungen von Ort, dem Line-up, der Anzahl verfügbarer Tickets usw.?
  • Wie unterstützt du Dienstleister, Standbetreiber, Aussteller usw.?
  • Wie sieht deine Rückerstattungsrichtlinie aus?
  • Wer sollte bei Fragen kontaktiert werden?

Profi-Tipp für Veranstalter auf Eventbrite: Poste dein FAQ direkt unter deiner Eventseite auf Eventbrite. 

6. Sprich online mit deinen Teilnehmern

Um die Beteiligung auch angesichts der Verschiebung zu maximieren, sprich deine Zielgruppe online an, sodass Teilnehmer auch weiterhin kommen möchten. Kommuniziere am besten regelmäßig, sodass sie den neuen Termin nicht vergessen und trotzdem engagiert bleiben.

Online-Strategien:

  1. Poste auf sozialen Medien Inhalte, die für das Thema der Veranstaltung relevant sind
  2. Lade Besucher in eine Chatgruppe ein, damit sie sich an Online-Diskussionen beteiligen können
  3. Biete Webinare oder Online-Events zu ähnlichen Themen an
  4. Setze die Event-Werbung mit dem neuen Datum fort

7. Komm nach der Verschiebung noch besser zurück

Die Verschiebung gibt dir die Gelegenheit, um stärker und eindrucksvoller zurückzukehren, wenn deine Veranstaltung dann tatsächlich stattfindet. Finde kreative Wege, wie du deinen Gästen für ihre Treue danken kannst. Denke zum Beispiel daran:

  • Rabatte für das nächste Event zu geben – für diejenigen, die sich bereits vor der Verschiebung registriert hatten
  • Den Teilnehmern, die sich trotz der Planänderung registriert haben, ein Freigetränk auszugeben
  • Deinen loyalen Gästen beim nächsten Event mit reservierten Sitzplätzen zu danken
  • Mit deinem Sponsor zusammenzuarbeiten, um denen, die vom Wechsel betroffen waren, VIP-Geschenkbeutel auszuhändigen

Denk daran …

Für Menschen ist es wichtig, zusammenzukommen. Und ob das für einen Live-Auftritt deines Lieblingsmusikers oder ein Networking-Event mit anderen Profis aus deiner Branche ist – Veranstaltungen spielen bei unserem Zugehörigkeitsgefühl eine Schlüsselrolle.

Wenn Umstände außerhalb deiner Kontrolle dich zur Verschiebung deines Events zwingen – denk einfach daran, dass Leute sich deinetwegen treffen wollten. Und die Leidenschaft, Hingabe und Skills, die dich zum Veranstalter gemacht haben, machen deine Community noch stärker.