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Nie mehr leere Plätze: So senkst du die Anzahl der „No-Shows“ bei deinem eintrittsfreien Event

Eine überwältigende Anzahl an Teilnehmern hat sich für dein Event angemeldet, doch nicht einmal die Hälfte von ihnen taucht auf?

Bei eintrittsfreien Veranstaltungen ist dieses Problem keine Seltenheit. Viele Veranstalter kostenloser Events berichten von einer No-Show-Rate von bis zu 50 %.

Doch das muss nicht sein. Wenn du offen für einen neuen Ansatz bist, gibt es einen einfachen Weg, den Anteil von No-Shows bei eintrittsfreien Events zu reduzieren: Biete eine kostenpflichtige Ticketoption an.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie schon ein geringer Ticketpreis oder auch nur das Vorhandensein einer kostenpflichtigen Option Interessenten einen Anreiz bieten kann, tatsächlich an deinem Event teilzunehmen. Außerdem verraten wir dir, warum es gar nicht so schwer ist, wie du vielleicht denkst, Eintrittspreise für dein kostenfreies Event zu verlangen.

Warum ein kostenpflichtiges Ticket die No-Show-Rate bei eintrittsfreien Events senkt

„Kostenlos“ – bei diesem Wort wird jeder hellhörig, erst recht wenn es um Events geht. Eintrittsfreie Events sind eine offene Einladung an jeden, der Zeit und Lust hat, daran teilzunehmen. Doch wenn deine Besucher für ihr Ticket nichts zahlen müssen, fühlen sie sich ihrer Zusage kaum verpflichtet.

Das hat psychologische Gründe. Die Höhe der Investition spielt für Ticketinhaber bei der Entscheidung, ob sie ihre Registrierung wahrnehmen, eine wichtige Rolle. Bei eintrittsfreien Events ist die Hemmschwelle für einen Meinungswechsel niedriger. Je höher der subjektive Wert ist, den deine Besucher deiner Veranstaltung beimessen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie tatsächlich daran teilnehmen. Deshalb ist die No-Show-Rate bei kostenpflichtigen Events mit bis zu 10 % besonders niedrig.

Kostenpflichtige Tickets haben einen vordefinierten Wert. Für einen Eventteilnehmer ist ein 50-Euro-Ticket auch 50 Euro wert (jedenfalls im Idealfall). Der subjektive Wert einer Registrierung für ein kostenloses Event liegt dagegen irgendwo oberhalb von 0 Euro. Ein gemütlicher Fernsehabend auf dem Sofa mag dem Inhaber wertvoller erscheinen als die Teilnahme am Event.

Bedeutet dies, dass du deine Veranstaltung, die bisher immer kostenlos war, in ein rein kostenpflichtiges Event verwandeln solltest? Nicht unbedingt. Eine kostenpflichtige Ticketoption kann auch den wahrgenommenen Wert einer kostenfreien Registrierung erhöhen.

Denn für Teilnehmer fungiert der Preis als Bezugspunkt bei der subjektiven Evaluierung deines Events.

Denn für Teilnehmer fungiert der Preis als Bezugspunkt bei der subjektiven Evaluierung deines Events. Wenn du beispielsweise eine Sitzplatzreservierung für 10 Euro anbietest, gibst du damit eine Messlatte vor, an die sich der Wert einer kostenlosen Registrierung in den Augen der Teilnehmer annähert.

Studien belegen, dass selbst geringe Preisunterschiede die wahrgenommene Ähnlichkeit zwischen Waren und Dienstleistungen beeinflussen. Daher kann selbst eine 99-Cent-Alternative den subjektiven Wert eines kostenlosen Tickets steigern.

Darüber hinaus kannst du den subjektiven Wert deines eintrittsfreien Events steigern, indem du die Anzahl der kostenpflichtigen Tickets beschränkst. Du wirst feststellen, dass ein knapper Ticketvorrat relativ schnell erschöpft ist. Ist dies der Fall, fungiert das Wörtchen „ausverkauft“ als Nachfragetreiber für deine kostenfreien Registrierungen. Denn durch den direkten Vergleich wird auch ihre Verfügbarkeit als begrenzt wahrgenommen, sodass ihr subjektiver Wert steigt.

Wie du eine kostenpflichtige Ticketoption erstellst, die den subjektiven Wert einer kostenlosen Registrierung steigert, erfährst du im nächsten Abschnitt.

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Zwei Beispiele für kostenpflichtige Ticketoptionen bei eintrittsfreien Events

Deine kostenpflichtige Ticketoption muss einen Kaufanreiz bieten, um den subjektiven Wert einer kostenlosen Registrierung zu steigern. Denn warum sollten deine Teilnehmer Geld für etwas zahlen, das sie auch umsonst haben können?

Eine solche Extraleistung ist nicht unbedingt mit Mehraufwand oder zusätzlichen Ausgaben deinerseits verbunden. Frag dich, für welche Aspekte deines Events deine Teilnehmer freiwillig Geld ausgeben würden. Hier ein paar Beispiele:

• Sitzplatzreservierung: Die Aussicht auf einen besseren Sitzplatz kann ein Kaufanreiz für deine Teilnehmer sein. Eine Platzreservierung bietet ihnen überdies die Freiheit, zu einem beliebigen Zeitpunkt zum Event zu erscheinen. Mit minimalem Aufwand deinerseits verbesserst du auf diese Weise das Erlebnis deiner Ticketkäufer und steigerst zugleich den subjektiven Wert einer kostenlosen Registrierung.

• Zugang zu Künstlern oder Speakern: Die Inhalte deines Events sind fraglos der größte Anreiz für deine Teilnehmer. Was spricht also dagegen, ihnen die Chance zu bieten, die Speaker oder Künstler persönlich kennenzulernen? Studien belegen, dass die Kaufbereitschaft von Verbrauchern für exklusive Erlebnisse (VIP Tickets oder Autogramme) außerordentlich hoch ist.

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Zwei kostenlose Möglichkeiten, kostenpflichtige Tickets für dein eintrittsfreies Event anzubieten

Online-Ticketanbieter erheben zwar in der Regel Gebühren für den Verkauf von Tickets – entweder in Form einer Umsatzbeteiligung oder einer Pauschale –, doch diese Gebühren musst du nicht notwendigerweise selbst übernehmen.

Clevere Veranstalter kennen zwei Möglichkeiten, diese Hürde zu überwinden:

• Lass dein Event sponsern. Jedes Event hat etwas zu bieten, an dem Sponsoren interessiert sind – deine Teilnehmer können ihre Zielgruppe sein. Weise potenziellen Sponsoren nach, dass deine Teilnehmer kauffreudige Kunden sind und nutze den Sponsoring-Umsatz zur Deckung deiner Ticketgebühren. Du benötigst Hilfe bei der Sponsorensuche und -bindung? In diesem kostenlosen Guide lernst du, wie du eine effektive Sponsoring-Strategie ausarbeitest.

• Lege die Gebühren auf deine Teilnehmer um. Die meisten Ticketanbieter – so auch Eventbrite – bieten dir die Möglichkeit, die Gebühren an die Teilnehmer zu übertragen. Dies ist eine gängige Branchenpraxis, an die Teilnehmer in der Regel gewöhnt sind. Auf diese Weise kannst du ganz einfach und ohne negative Auswirkungen auf deine Bilanz kostenpflichtige Tickets anbieten.

Expertentipp: Wenn du dich dafür entscheidest, die Gebühren an die Teilnehmer zu übertragen, solltest du dies unbedingt transparent machen. Der häufigste Grund, warum Interessenten Bestellungen kurz vor dem Kauf abbrechen, sind unerwartete Kosten am Ende des Bestellvorgangs. Alle zusätzlichen Gebühren sollten in der Bestellübersicht auftauchen, sonst riskierst du verärgerte Kunden, die ihre Meinung auf den letzten Drücker noch einmal ändern.

Wage den Versuch

Mit einer kostenpflichtigen Ticketoption kannst du den subjektiven Wert deines eintrittsfreien Events in der Wahrnehmung der Teilnehmer steigern und die No-Show-Rate verringern. Also worauf wartest du noch? Stell deine neuen Erkenntnisse auf die Probe und plane dein nächstes Event.

Eventbrite unterstützte 3 Millionen Events im Jahr 2017

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