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#dreamteam: Recruiting-Tipps für Veranstalter

Eventbrite Recruiting-Tipps: Erfahrenes Personal – ob im Marketing, im Teilnehmersupport oder am Einlass – ist entscheidend, um deinen Teilnehmern ein unvergessliches Event zu bieten.

In diesem Leitfaden verraten wir dir, welches Geheimnis hinter einem erstklassigen Eventteam steckt – wie du die richtigen Mitarbeiter einstellst, ein kompetentes Team aufbaust und dieses nach und nach vergrößerst.

Das sind die Lernziele dieses Recruiting-Leitfadens:

  • Erkennen von Personaldefiziten in deinem Team
  • Ermittlung der besten Anwärter mithilfe der richtigen Bewerbungsfragen
  • Bildung eines Teams, das mit deinem Event wächst

 

 

 

 

 

 

Vorschau

#dreamteam: Recruiting-Tipps für Veranstalter

In vier Monaten findet dein Event statt und der Ticketverkauf will nicht so recht ins Rollen kommen – was ist die cleverste Marketingtaktik?

In zwei Monaten findet dein Event statt und mit steigenden Ticketverkäufen nehmen auch die Teilnehmerfragen zu – wer kann sie kompetent beantworten?

In zwei Wochen findet dein Event statt und es fehlt an freiwilligen Helfern – wo findest du auf die Schnelle fähiges Personal?

In drei Tagen findet dein Event statt und laut Wettervorhersage soll es regnen – hat irgendjemand einen Plan B?

Der Tag des Events ist gekommen und die Schlangen sind länger als erwartet – wie kannst du Security-Leute und Personal umverteilen?

Mit dem richtigen Team sind diese Fragen einfach zu beantworten. Ohne kompetente Mitarbeiter sind Misserfolge oder – bestenfalls – ein stressiger Tag dagegen schon vorprogrammiert. In diesem Leitfaden verraten wir dir, welches Geheimnis hinter einem erstklassigen Eventteam steckt – wie du die richtigen Mitarbeiter einstellst, ein kompetentes Team aufbaust und dieses nach und nach vergrößerst.


Dieser Leitfaden richtet sich an Eventmanager und Veranstalter die …
  • Ein Team aus Vollzeit- und Teilzeitkräften sowie freiwilligen Mitarbeitern beaufsichtigen
  • Gezielter in Personalressourcen investieren möchten
  • Hilfe bei der Anstellung der richtigen Mitarbeiter in den unterschiedlichen Phasen ihres Events benötigen
Lernziele dieses Leitfadens:
  • Erkennung von Personaldefiziten in deinem Team
  • Ermittlung der besten Anwärter mithilfe der richtigen Bewerbungsfragen
  • Bildung eines Teams, das zusammen mit deinem Event wächst

Häufige Probleme beim Teamaufbau

Die wichtigste Regel beim Aufbau eines Eventteams lautet: Sei kein Superheld und versuche nicht die Welt alleine zu retten. So sehr du es auch versuchen magst, du kannst die Last deines ganzen Events nicht allein tragen. Du brauchst ein Team, das der Aufgabe gewachsen ist – ob das nun heißt, dass du eine kleine Crew aus kompetenten Leuten oder ein Großaufgebot an tatkräftigen Mitarbeitern ins Feld führst.

Leider ist die Zusammenstellung eines Eventteams nicht immer ganz einfach. Hier findest du drei Recruiting-Tipps die drei häufige Probleme im Eventmanager-Recruitingprozess lösen und für weniger Stress sorgen: 

Recruiting-Tipp 1: Wäge Personalbedarf und knappe Ressourcen gegeneinander ab

Mehr als 50 % der Veranstalter erwarten 2018 einen höhere Anzahl von Events, doch nur 38 % wollen ihr Team aufstocken. Das bedeutet mehr Arbeit – mehr Events, mehr Werbung, mehr Ticketverkäufe – ohne zusätzliche Ressourcen.

Unabhängig davon, ob Budget- oder Zeitvorgaben dein limitierender Faktor sind, solltest du als Erstes die Mitarbeiter einstellen, die für dein Event unabdinglich sind. Denk daran: Wenn du bei dringend benötigten Neueinstellungen Abstriche machst, leidet das ganze Projekt. Daher ist es wichtig, Berufserfahrung und Kompetenz der benötigten Mitarbeiter realistisch einzuschätzen.

Recruiting-Tipp 2: Stimme dich mit Freelancern und standortunabhängigen Mitarbeitern ab

Aufgrund knapper Ressourcen besetzen viele Veranstalter Positionen mit Freelancern und standortunabhängigen Mitarbeitern auf Projektbasis. Diese Teamkollegen sind oft günstiger als Vollzeitkräfte, sodass mehr Budget für andere Bereiche wie Extras, Essen und Getränke oder Versicherungspolicen zur Verfügung steht.

Doch wenn dein Team über mehrere Zeitzonen verteilt ist, erschwert das die Kommunikation. Wenn du nicht am selben Ort bist wie deine Auftragnehmer – oder diese nicht wissen, wie sie dich am besten erreichen – riskierst du, wichtige Fristen und Updates zu verpassen.

Stell daher sicher, dass du über die nötigen Tools und Technologien für Zusammenarbeit und Kommunikation verfügst, sodass deine Mitarbeiter einander an jedem Ort erreichen. Im Folgenden stellen wir dir drei Projektmanagementtools vor, mit denen du die Kommunikation optimieren und dein Eventteam in allen Projektphasen auf dem Laufenden halten kannst.

  • Asana: Asana ist eine Web- und Mobilanwendung zur Überwachung des Arbeitsfortschritts innerhalb des Teams. Du kannst To-do-Listen für einzelne Teammitglieder und das ganze Team anlegen und Aufgaben in Projektordnern mit entsprechenden Dateianhängen ablegen.
  • G Suite: Zur G Suite von Google gehören Gmail, Google Docs, Google Drive und Google Calendar. Da diese Produktreihe speziell für die Zusammenarbeit entwickelt wurde, können innerhalb des Teams problemlos Dokumente aktualisiert, Updates ausgetauscht und Aufgaben verteilt werden. Alles in Echtzeit.
  • Slack: Slack bietet eine zentrale Benutzeroberfläche für PC und Mobilgeräte zur schnellen Kommunikation innerhalb des Teams. Du kannst Konversations-Threads zu unterschiedlichen Themen anlegen und Benutzergruppen erstellen, um Kommunikationswege zu verkürzen.

Willst du wissen was unter Recruiting-Tipp Nr. 3 ist und mehr erfahren? Dann lade dir (oben rechts) kostenlos unsere Recruiting-Tipps für Veranstalter herunter!

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