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Erstelle dein eigenes Event Gantt Diagramm mit dieser kostenlosen Vorlage (inkl. Anleitung)

Hast du auch „Event Gantt Diagramm“ gegoogelt, in der Hoffnung, dass bereits jemand für dich die langweilige Aufgabe übernommen hat, dieses Diagramm zu bauen? Dann ist heute dein Glückstag.

Ein Gantt Diagramm ist das perfekte Tool, um alle Aufgaben der Eventplanung unter einen Hut (bzw. in eine Excel-Tabelle) zu bekommen. Es hilft dir nicht nur dabei wichtige Arbeitsabläufe zu tracken, sondern auch dabei zu identifizieren, welche Aufgaben sich überlappen, doppeln oder gar untergehen.

Das Event Gantt Diagramm hilft dir:

  • Zeit zu sparen, um weniger ermüdende Tabellen in Excel zu bauen und dich auf wichtigere Dinge wie die Strategie und Umsetzung zu kümmern
  • Über alle Aufgaben einen Überblick zu haben
  • Zu erkennen, wo Deadlines in Gefahr sind

 

 

Unsere praktische Anleitung: 

Warum du unbedingt ein Event Gantt Diagramm für deine Planung nutzen solltest

Eventmanager sind wahre Multitasking-Weltmeister. Da kommt es auch nicht darauf an, ob sie Events für 20 oder 20.000 Leute planen – alle Veranstaltungen bestehen aus einer großen Anzahl an To-Do’s. Vom Brainstorming für einen einprägsamen Hashtag oder dem Catering, du brauchst klar definierte Zeiträume und Deadlines um den großen Tag vorzubereiten.

Aber was genau ist eigentlich ein Gantt Diagramm und warum sollte ich eines für meine Veranstaltung nutzen? Ein Gantt Diagramm trackt wichtige Aufgaben anhand einer Zeitachse. So kannst du alle „beweglichen Einzelteile“ deiner Veranstaltung auf einen Blick sehen, wie z.B.:

  • Aufgaben, die erledigt werden müssen
  • Wann jede Aufgabe beginnen muss, um rechtzeitig fertig zu werden.
  • Wie lange die einzelnen Aufgaben voraussichtlich dauern werden.
  • Wo und bei welcher Person sich Aufgaben überschneiden.
  • Worauf du/dein Team sich zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren sollten.

So erstellst du dein eigenes Event Gantt Diagramm mit unserer Vorlage

Bist du bereit dein eigenes Event Gantt Diagramm zu erstellen? Großartig! Lade dir einfach oben die Vorlage herunter und folge den untenstehenden Anweisungen.

Du siehst bereits die einfache Struktur des Event Gantt Diagramms und eine Liste der häufigsten Aufgaben für Veranstalter. Natürlich sind alle Events verschieden und jedes hat seine eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Mit der von uns vorgegebenen Struktur ist es ganz einfach deine eigenen Aufgabenbereiche und Deadlines anzupassen:

Halte dich an folgende Schritte:

  1. Erstelle eine Liste aller wesentlichen Bereiche deiner Veranstaltung (Location(s), Programm, Vermarktung) und der wichtigsten Eckpfeiler auf denen der Erfolg deines Events gebaut ist (Endbudget, Ticketverkauf, Ausführung am Veranstaltungstag).
  2. Teile jeder Person in deinem Team die erforderlichen Aufgabe zu. Werde dabei nicht zu detailliert – dieses Diagramm sollte einen Überblick über die Aufgaben geben, keine genauen Anweisungen.
  3. Füge die Kalenderdaten vom Anfang bis zum Ende deines Projekts hinzu, wobei die Wochen horizontal gegliedert sind. Du wirst sehen, dass das Beispiel Event Gantt Diagramm dir Raum für 12 Wochen vor dem Event und 2 Wochen nach dem Event bietet. Kopiere Wochenblöcke und füge sie anders farbig markiert wieder hinzu, um mehr Zeit zu gewinnen oder lösche Spalten, wenn du weniger benötigst.
  4. Verwende die Option „Füllfarbe“ in der Excel-Symbolleiste und verwende farbige Zellen, um anzugeben, wo auf der Zeitachse jede Aufgabe erscheinen soll. Auf diese Weise erhältst du eine visuelle Darstellung, wie weit eine Aufgabe vor dem Veranstaltungstag erledigt werden muss, und du siehst, wo sich die Aufträge überschneiden.
  5. Wenn du eine Gruppe von Personen verwalten oder externe Agenturen zur Planung deiner Veranstaltung hinzuziehen willst, füge den Namen des Verantwortlichen für jede Aufgabe hinzu.

Tipp: Exportiere dein Event Gantt Diagramm in ein Kolaberationstool wie Google Drive oder Smartsheet. Lade die Inhalte deines Event Gantt Diagramms in ein Google Sheet hoch und lade alle deine Teammitglieder per E-Mail dazu ein. So kann jeder selbst den Status seiner Aufgabe dokumentieren. Man kann dann außerdem im Diagramm bestimmte Leute „taggen“ und anschreiben und gegebenenfalls an zeitnahe Deadlines erinnern.

Die 6 kritischen Phasen der Eventplanung im Event Gantt Diagramm

1. Die Vorplanung von Veranstaltungen

Dies Zeit solltest du in Anspruch nehmen, um deine Eventstrategie zu planen, wie z.B. die Definition deines Eventversprechens bzw. deines Angebots und deiner Zielgruppe, die Festlegung von Zielen oder KPIs, die Identifizierung potenzieller Sponsoringziele und das Festlegen deines Budgets.

2. Start der Vorverkaufsphase

Stelle deine Eventlogistik auf (Veranstaltungslocation, Schausteller, Datum, Uhrzeit) und bereite dich auf den Start deines Ticketverkaufs vor.

3. Eventvermarktung

Sobald Tickets im Handel sind, sollte diese Zeitleiste deine PR, Kommunikation und deine Eventvermarktung umfassen.

4. Details bestimmen und bestätigen

Nimm dir die Zeit vor der Veranstaltung, jedes Detail zu bestätigen (z.B. Stoßzeiten am Einlass planen oder Mitarbeiterschulungen im Service) und mit deinenVerkäufern und Sponsoren auf einen reibungslosen Veranstaltungstag vorbereitet zu sein.

5. Der große Veranstaltungstag

Alle Aufgaben, die am Tag deiner Veranstaltung erledigt werden müssen.

6. Aktivitäten nach dem Event

Vergiss nicht dir Zeit in deiner Planung für die Nachbereitung zu blocken. Überprüfe den Erfolg deiner Veranstaltung überprüfen und berichte an Verkäufer und Sponsoren, welchen Erfolg das Event für sie hatte. Diese Arbeit ebnet dir den Weg zum Erfolg für dein nächstes Event!

Tipp: Ofter ergibt es Sinn bei der Erstellung des Zeit- und Phasenplans des Event Gantt Diagramms mit der letzten Phase zu beginnen, damit du früh genug mit der eigentlichen Planung beginnen kannst und es hinten raus nicht knapp wird. 

 

 

 

 

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