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Event-Kalkulation – deine Vorlage zur Budgetplanung

Dein Event Budget richtig zu planen und zu berechnen, ist gar nicht so einfach. Um zu sehen, welche Teile deines Traumevents du wirklich realisieren kannst, musst du die Kosten für all deine Ideen kalkulieren und dir einen Überblick über dein Budget verschaffen. Gerade Veranstalter, die noch nicht auf jahrelange Erfahrung im Eventmanagement zurückblicken können, tun sich damit manchmal schwer oder schieben die Budgetplanung des Events auf die lange Bank. Diese Excel-Vorlage zur Kalkulation deiner Veranstaltung, erleichtert dir die Budgetplanung deines Events.

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Deine Veranstaltungskalkulation ist ein Thema, das du gleich zu Beginn angehen solltest. Desto länger du es vor dir herschiebst, desto mehr verkomplizieren sich Planung und Organisation und auch die Veranstaltungskalkulation selbst wird immer schwerer und scheinbar unüberwindbar. Nimm die Kostenplanung deines Events in die Hand und sorge dafür, dass du immer genau weißt, wo du stehst.

Mit dieser Excel-Vorlage für dein Event Budget kannst du:

  • kinderleicht einen Überblick über alle Kostenposten bekommen
  • erkennen was realisierbar ist und was nicht
  • Prioritäten bei der Umsetzung machen
  • die Basis deiner Ticketpreise errechnen

Mit diesen 10 Tipps und unserer Vorlage für die Budgetplanung deines Events, hast du deine Finanzen fest im Griff.

Die Idee für deine nächste Veranstaltung steht fest, doch kannst du sie finanziell auch wirklich umsetzen oder müsste sie noch überarbeitet werden? Seien wir doch ehrlich: die Veranstaltungskalkulation ist nicht der spannendste Teil in der Eventvorbereitung, jedoch einer der wichtigsten. Je früher du dich um einen Kostenplan kümmerst, desto besser und flexibler kannst du auf eventuelle Probleme reagieren.

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1. Sei realistisch mit deinem Event Budget 

Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn du erst wenig Erfahrung mit Veranstaltungen hast oder eine bestimmte Art von Event zum ersten Mal planst. Überlege dir gut, wie viele Teilnehmer oder Sponsoren du erreichen kannst, wenn noch fast niemand deine Marke bzw. dein Event kennt.

Bei der Planung deines Budgets ist es sinnvoll, vorab verschiedene Szenarien mit konkreten Zahlen aufzustellen: Ein ideales Szenario (z.B. 20 Sponsoren, 500 Teilnehmer), ein realistisches Szenario (d.h. was wirst du wahrscheinlich erreichen?) und ein Szenario für den schlimmsten anzunehmenden Fall (d.h. was tust du, wenn so ziemlich alles erdenkliche schiefgegangen ist?).

2. Lege fest, was für ein Event du anbieten willst

Soll der Eintritt umsonst sein, ist dein Event kostenpflichtig, finanzierst du die Veranstaltung über Sponsorengelder oder entscheidest du dich für eine Kombination aus all diesen Möglichkeiten? Jedes Modell hat einen anderen Einfluss auf deine Budgetplanung. Von daher lege vorab fest, welche Variante die richtige für dich ist.

3. Wähle Veranstaltungsort und Location rechtzeitig aus

Je schneller Veranstaltungsort und Location feststehen, desto besser und umso genauer lässt sich auch das Budget planen. In der Regel hängt das ganze Event von diesen beiden Punkten ab. Ohne die Kosten für die Location, die meist einen Großteil des Budgets verschlingt, lässt sich auch alles weitere nicht richtig kalkulieren. Es ist also empfehlenswert, dies gleich zu Beginn zu klären, um das Budget für dein Event zu finden.

4. Lege eine Excel-Tabelle für deinen Budgetplan an

So kannst du die Kosten deines Events bequem auflisten und jederzeit abrufen. Lade dir jetzt unsere Excel Vorlage zur Kalkulation deines Budgets herunter. Sie beinhaltet jeweils einen Reiter für dein geplantes und einen für dein tatsächliches Budget sowie einen Reiter zum Vergleich dieser beiden.

5. Müssen Vorauszahlungen geleistet werden?

Die meisten Vermieter wollen eine Garantie haben, meist in Form einer Anzahlung für den Raum und gegebenenfalls auch für den Catering-Service. Auch diese Kosten solltest du kennen und in die Berechnung deines Budgets einbeziehen.

6. Lege deinen voraussichtlichen Umsatz fest

Wie viel Eintritt willst du von deinen Teilnehmern verlangen, wenn du ein kostenpflichtiges Event planst? Bevor du dich hier endgültig festlegst, verschaffe dir einen Überblick über die Ticketpreise von vergleichbaren Veranstaltungen, die sich bereits etabliert haben. So hast du einen Anhaltspunkt, um deinen Ticketpreis zu gestalten und zu entscheiden, ob dieser ähnlich, höher oder niedriger sein soll als bei der Konkurrenz.

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7. Plane dein Budget mit fixen und variablen Kosten

In der Budgetplanung deines Events sollten fixe und variable Kosten aufgeführt werden. Für welche Kosten musst du aufkommen ganz unabhängig davon, wie viele Teilnehmer dein Event besuchen? Und welche Kosten steigen mit wachsender Besucherzahl?

8. Lass bei deiner Veranstaltungskalkulation Spielraum für Eventualitäten 

Es ist immer empfehlenswert bei der Budgetplanung, 5 bis 10 % für unvorhersehbare Ausgaben einzuplanen. Die Erfahrunf lehrt uns, dass viele Projekte häufig teurer werden, als geplant. Und am Ene bekommst du schließlich lieber einen Teil deines Budgets zurück, als dass du drauf zahlen musst.

9. Lege fest, wo deine Gewinnschwelle liegt

In deiner Budgetplanung solltest du festlegen, wie viel Geld du einnehmen musst (bei kostenpflichtigen Events) bzw. welche Mittel du einsammeln musst, um deine Ausgaben zu decken und dein Event überhaupt durchführen zu können. Biswohin deckst du deine Ausgaben nur und wo beginnt der Gewinn?

10. Sortiere Einnahmen und Kostenpunkte nach Kategorien

Einnahmen generierst du in der Regel durch Teilnehmer, Sponsoren, Werbung oder Ausstellungen. Kosten verursachen in der Regel Marktforschung, Marketing, PR und Werbung, Teilnehmer (z.B. in Form von Goodie-Bags, Namensschilder o.ä.), Location (z.B. durch Miete, Catering, AV-Ausrüstung, Deko und Möbel), Ausstellungskosten, Anreise und Unterbringung des Personals, Speaker und Bewirtung.

Fazit zu deinem Budgetplan

Über diese zehn Punkte hinaus, empfehlen wir, deinen Budgetplan in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren (z.B. zwölf, sechs und eine Woche vor dem Event sowie am Tag des Events selbst, da in der letzten Minute oft noch ungeplante Kosten für spontane Anschaffungen auftauchen können).

So kannst du gegebenenfalls Anpassungen im Budget vornehmen – und das an der richtigen Stelle – und weißt jederzeit genau, wie viel Geld dir für die weitere Planung zur Verfügung steht.

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