• Home
  • 5 Fehler die Veranstalter vermeiden sollten

5 Fehler die Veranstalter vermeiden sollten

Veranstalter kennen das: ein Event zu planen kostet Zeit, Geld und erfordert viel harte Arbeit. Es kann ziemlich enttäuschend sein, wenn die Veranstaltung dann nicht den erhofften Erfolg bringt.

Dass Events misslingen kann eine ganze Reihe von Gründen haben. Die fünf „Klassiker“ haben wir hier einmal zusammengetragen.

Lässt du diese Fallen aus, stehen die Chancen gut, dass du deine Ziele erreichst und auch die Gäste glücklich machst.

1. Einen Einheitsplan für alle Events aufstellen

Einen Universalplan für die Veranstaltungsplanung aufzustellen, ist eine der häufigsten Ursachen dafür, dass Events misslingen.

Jede Veranstaltung dient einem anderen Zweck. Es macht also wenig Sinn, einfach nach den Ordnern mit der Aufschrift „Konferenz“ oder „Produktlaunch“ zu greifen und eine standardisierte Checkliste durchzugehen. Ein klares Ziel für jedes einzelne Event zu definieren, sollte an erster Stelle stehen. Die Besprechung und Aufstellung des Programms werden anschließend daran angepasst.

Ebenso zieht jedes Event andere Teilnehmer an. Trotzdem wird ihnen auf vielen Events das immer gleiche Angebot geboten. Es ist essenziell, dass du mit deinen Events Erlebnisse schaffst, die zu den jeweiligen Teilnehmern passen.

Wenn du etwa ein Event für verschiedene Altersgruppen oder Dienstbereiche machst, sollte es genügend Angebote geben, die für die jeweilige Gruppe interessant und nützlich sind. Die unterschiedlichen Programmpunkte und Angebote werden im Voraus schon als solche kommuniziert, zum Beispiel durch unterschiedliche Menüpunkte auf der Website oder im Programmplan. Auch die Werbung für dein Event kann zielgruppengerecht aufbereitet werden.

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Teilnehmer in die Planung des Programms einzubeziehen, indem man sie beispielsweise über Redner oder Themenpunkte abstimmen lässt. So kannst du als Veranstalter rechtzeitig abschätzen, ob die geplanten Inhalte auch tatsächlich den Interessen deiner Teilnehmer entsprechen.

2. Zu wenig Networking-Gelegenheiten anbieten

Die Leute besuchen dein Event nicht einfach nur des Events wegen  – sie wollen andere Gäste kennenlernen und sich austauschen, sei es nun aus geschäftlichem Interesse oder um neue Leute zu treffen.

Unterschätze also nicht die Wichtigkeit von Networking-Angeboten in deinem Programmplan. Manche Gäste kommen allein aus diesem Grund! Du kannst als Veranstalter auch selbst aktiv dazu beitragen, die Gäste mit den richtigen Leuten zusammenzubringen. Das geht zum Beispiel, indem du schon vor dem Event online eine Gruppe aufsetzt oder den Teilnehmern gleich zu Beginn der Veranstaltung schon ein paar Minuten Zeit für Networking einräumst.

Wenn es auf deiner Veranstaltung eine Ausstellung gibt, ist es umso wichtiger, den Ausstellern die Möglichkeit zu bieten, sich untereinander auszutauschen. Mach es den Teilnehmern leichter, die Aussteller zu finden, die für sie am interessantesten sind und organisiere Treffen für sie bevor die Ausstellung beginnt.

3. Einen ungeeigneten Veranstaltungsort auswählen

Es gibt viel zu beachten bei der Auswahl der richtigen Location. Man sollte also etwas Vorstellungskraft aufbringen, um mögliche Szenarios für den Veranstaltungsort am Tag des Events vorab schon einmal durchzuspielen.

Einer der häufigsten Fehler, den Veranstalter machen, ist, die Anzahl ihrer Teilnehmer und die Größe der Location zu über- oder zu unterschätzen. Dem kann man vorbeugen, indem man einen flexiblen Veranstaltungsort wählt, wie zum Beispiel eine Location mit mehreren Räumen oder einen Raum, der erweitert oder verkleinert werden kann.

Nehmen wir einmal an, du planst einen Konzert und nur die Hälfte der Tickets werden verkauft. Ein halbleerer Raum ist nicht nur eine Enttäuschung für die Band, sondern schafft auch für die Gäste nicht gerade die beste Atmosphäre. Wenn dein Veranstaltungsort über einen kleineren Raum als „Plan B“ verfügt, bleibt dir am Ende mehr Spielraum.

Bietet die Location allerdings 200 Leuten Platz, sollten auf keinen Fall mehr Tickets verkauft werden. Auch wenn eine große Nachfrage sehr verlockend sein kann – ein restlos überfüllter Raum ist für alle Beteiligten unangenehm und im schlimmsten Fall sogar gefährlich.

Weitere Faktoren, die man bei der Auswahl des Veranstaltungsortes beachten sollte, sind Anfahrtswege, Behindertenzugänge, nahegelegene Unterkünfte und die technische Infrastruktur – was uns direkt zur nächsten Fall bringt…

Weitere Tipps zur Auswahl des richtigen Veranstaltungsorts

4. Schlechten WLAN-Zugang bieten

Heutzutage verstehen Teilnehmer einen funktionierenden Internetzugang als absoluten Standard. Umso mehr, wenn sie aus dem Ausland anreisen und bezahlen müssen, wenn sie 3G nutzen. Wenn du in deiner Location kein WLAN anbietest und keinen kostenfreien Zugang bereitstellst, nervt das nicht nur die Besucher. Auch die Reichweite deines Events leidet darunter.

Der moderne Teilnehmer ist online und will seine Eindrücke und Meinungen live mit anderen teilen. Wenn du willst, dass er auf Facebook bei deinem Event eincheckt, die Champagnerpyramide bei Pinterest postet oder ein Zitat deines Redners twittert, dann gib ihm die Möglichkeit dazu!

Am allerwichtigsten ist das natürlich, wenn deine Veranstaltung voraussetzt, dass deine Gäste ihre Mobilgeräte benutzen können. Wenn man an Umfragen teilnehmen oder Fragen einreichen soll, ist unzureichender Internetzugang ein ziemlicher Reinfall.

5. Jahr für Jahr das gleiche Programm abspulen

Wenn das Event letztes Jahr gut lief, musst du dieses Jahr einfach alles genauso machen? Falsch! Wenn du keine neuen Ideen hast, wirst du deine Teilnehmer früher oder später verlieren.

Wer will schon die immer gleichen Redner sehen, die Jahr für Jahr dasselbe erzählen? (Dafür gibt es schließlich Fernseh-Talkshows). Aktualisiere also deine Inhalte oder sorge für frischen Wind. Erlaube deinen Teilnehmern zum Beispiel, ihren Input zum Programm beizusteuern, so wie in Punkt 1 erläutert. Das kann neue Impulse schaffen. Achte dabei darauf, genug Wahlmöglichkeiten anzubieten.

Ebenso wichtig ist es, gut über die neuesten Trends und Veröffentlichungen deiner Branche oder deines Themas informiert zu sein. Auch hier gilt: Warum nicht die Teilnehmer selbst fragen, von wem oder zu welchem Thema sie gerne mehr hören würden.

Das heißt natürlich trotzdem nicht, dass man jedes Jahr alles erst einmal über Bord werfen muss. Wenn ein Workshop oder ein Vortrag beim letzten Event begeistert aufgenommen wurde, kann man ihn ruhig noch einmal veranstalten. Allerdings nicht, ohne einen Zusatzteil oder einen neuen Aspekt für diejenigen einzubinden, die ihn schon vom letzten Mal kennen.

Mehr zum Thema: Teilnehmer wiedergewinnen

Fazit

Mit genug Vorlauf und Vordenken kannst du vermeiden, dass dein Event scheitert. Und wenn trotzdem mal etwas nicht ganz läuft wie geplant, ist das kein Grund, sich schwarz zu ärgern.

Solange du ausmachen kannst, wo der Fehler lag und sich für die Zukunft etwas daraus lernen lässt, war’s eine wertvolle Erfahrung.

 

Du suchst weitere Tipps? Unser kostenloser Leitfaden „Erfolgreiche Eventplanung in 9 Schritten“ macht dir das Leben als Veranstalter leichter.

Schon gewusst? Noch bis zum 16. Mai können neue Nutzer auf Eventbrite die Servicegebühren sparen! Mehr zu unserem Willkommensangebot erfährst du hier.

 

Titelbild „Failure Scrabble“ von Jeff Djevdet unter cc by 2.0.

© 2020 Eventbrite. All Rights Reserved.