Organisierst du bereits erfolgreich Events in Deutschland, die du nun auch international ausrollen möchtest? Du bist vom Potenzial der Veranstaltung für Teilnehmer im Ausland überzeugt? Events in anderen Ländern zu organisieren, gibt dir Zugang zu neuen Märkten und steigert das Ansehen deiner Marke.

Dabei gibt es aber auch einige wichtige Faktoren zu beachten, die wir im Folgenden für dich zusammengefasst haben:

Ist das Timing richtig?

Bevor du dein Event in einem anderen Land ausrollst, solltest du dir in Deutschland genügend Glaubwürdigkeit und einen Namen erarbeitet haben. Es ist wichtig, dass auch Leute im Ausland bereits von deinem Event gehört haben und über Mund-zu-Mund-Propaganda deine gute Reputation weitergetragen haben. So kannst du direkt potenzielle Teilnehmer im neuen Markt erreichen und von der Qualität deines Events überzeugen.

Hast du das richtige Land für deine Internationalisierung ausgesucht?

Nimm dir die Zeit und analysiere genau, ob es sich auch tatsächlich lohnt in ein bestimmtes Land zu expandieren. Wichtig ist dabei, dass du die entsprechenden Branche vor Ort kennst und weißt, welche Events dort stattfinden und welche Trends gerade angesagt sind.

Kritisch sind aber bspw. auch Feiertage, die es in deinem Heimatland nicht gibt und auf die du deinen Eventtermin auf keinen Fall legen solltest. Du vermeidest so, dass für dich interessante Gäste nicht teilnehmen können.

Wer sind deine Wettbewerber im neuen Markt?

Andere Länder, andere Wettbewerber. Jedes Land hat natürlich schon seine eigenen Event-Angebote und Wettbewerber. Diese solltest du dir genauer anschauen. So kannst du Überschneidungen in Themen und Terminen vermeiden oder dir dessen überhaupt erstmal bewusst werden. Auch die Location-Suche für dein Event und die Unterkunft für deine Teilnehmer kann durch andere große Events im gleichen Zeitraum erschwert werden.

Welche Geschäftsbedingungen gelten vor Ort?

Jedes Land hat unterschiedliche Geschäftsbedingungen und es gibt Unterschiede in der Art, wie Geschäfte gemacht werden. In manchen Fällen akzeptieren Event-Locations Buchungen zum Beispiel nur, wenn du direkt ein Kontingent an Hotelzimmern für deine Gäste mit buchst. Dies ist vor allem bei Hotels und Kongress-Centern häufig der Fall.

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Wie gut sind die Stadt und die Event-Location erreichbar?

Auch wie gut das Land, die dortigen Städte und die dortigen Event-Locations erreichbar sind, ist eminent wichtig für den Erfolg deines Events. Für interessierte Gäste sollte die Stadt gut mit Flugzeug und öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein und die Event-Location nicht allzu weit außerhalb des Stadtzentrums liegen. Ideal ist eine Location mitten in der Stadt, wenn diese im Rahmen deines Event-Budgets liegt.

Bei internationalen Events solltest du dich im Voraus über die Visa-Bestimmungen des betreffenden Landes informieren und ob deine Teilnehmer ggf. auf Probleme bei der Einreise stoßen könnten.

Welche Steuern sind zu beachten?

Anders als in Deutschland, kommen vor allem in Nordamerika und Asien noch eine Reihe weiterer Steuern (neben der Mehrwertsteuer) auf den veranschlagten Preis hinzu. Dies betrifft neben der Location auch die Kosten für Hotelzimmer und andere Serviceleistungen. Deshalb solltest du einen gewissen Puffer für die Finanzierung des Events einplanen, um bei unvorhergesehenen Ausgaben flexibel reagieren zu können.

Gibt es einen Mindestbetrag bei der Location-Miete?

Beachte bei deiner Planung auch, ob es in dem neuen Land und der Location einen Mindestbetrag gibt, den du vor Ort für die Location-Miete und eventuelle Dienstleistungen ausgeben musst, damit du das Event dort veranstalten kannst. Diese Geschäftspraxis ist vor allem in Nordamerika relativ üblich. Du solltest direkt zu Beginn von der Location eine Kostenübersicht für mögliche Zusatzleistungen anfordern, um den Überblick für weitere Event-Ausgaben zu behalten.

Ist das Risiko überschaubar?

Die Organisation deines Events in einem neuen Land mit komplett unterschiedlichen Rahmenbedingungen birgt natürlich auch gewisse Risiken. Bspw. ist es möglich, dass du bei der ersten Ausgabe deiner Veranstaltung nicht die Teilnehmerzahl erreichst, die für eine Finanzierung des Events notwendig ist oder die die Sponsoren zufrieden stellt. Du solltest im Voraus verschiedene Szenarien durchspielen, um Risikominimierung von Anfang an zu betreiben.

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Sollte der ungünstige Fall eintreten, dass du das Event aus bestimmten Gründen absagen musst, ist es wichtig, dass du mit der Location eine darauf ausgerichtete Vereinbarung getroffen hast. Üblicherweise musst du bei Absage eines Events dennoch einen Teil der Mietkosten für die Location als Stornogebühren entrichten.

Hast du einen Ansprechpartner vor Ort?

Jemand, der das Land und die neue Stadt sowie den Markt kennt, ist bei der Organisation eines Events im Ausland Gold wert. Auch wenn du die Sprache des Landes fließend beherrscht, gibt es viele kulturelle Nuancen, die du nicht immer direkt erkennst und die dir eventuell Probleme oder Überraschungen bei der Organisation einbringen.

Unterschiedliche Zeitzonen können eine weitere Problemquelle für eine effiziente Eventorganisation sein. Eine Agentur oder eine Ansprechpartner im Zielland können viele dieser Herausforderungen problemlos abfangen und die Arbeit mit Partnern und Zulieferern enorm erleichtern.

Fazit:

Ein Event in einem neuen Land zu organisieren ist eine große und mutige Entscheidung und erfordert viel Planung. Dennoch kann das Ergebnis die Mühe absolut wert sein und dir bei der internationalen Positionierung deiner Marke und deiner Events helfen.

Falls du das angestrebte Land bisher wenig kennst, solltest du dir vor Ort unbedingt Hilfe durch Event-Experten oder eine Agentur suchen, die dir bei der Organisation und Umsetzung deines ersten Events helfen. Das erleichtert dir den Einstieg ungemein und hilft dir, größere Fehler zu vermeiden.

Hast du bereits Events im Ausland organisiert? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Wir freuen uns auf deine Kommentare.


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