7 Tipps, um die Redner deines Events glücklich zu machen

Bei Konferenzen und Business Events sind deine Redner oder Referenten neben den Teilnehmern die wichtigste Zielgruppe, die du vor, während und nach dem Event zufrieden und glücklich stimmen solltest. Die Referenten sind im Vorfeld dein Aushängeschild für die Teilnehmerakquise und danach nicht zuletzt deine Botschafter, die den Erfolg des Events bekannt machen.

Wir haben 7 Tipps zusammengetragen, mit denen du das Beste aus deinen Rednern herausholst:

1. Wähle die Referenten im Hinblick auf deine Zielgruppe aus

Wenn du potenzielle Referenten ansprichst, denke immer auch an deine Event-Teilnehmer, die du als Zielgruppe ansprechen möchtest. Bei der Redner-Auswahl stellst du idealerweise eine Mischung aus bekannten und neuen Gesichtern aus der betreffenden Branche oder dem entsprechenden Themengebiet zusammen. Diese können dir zum einen Ticketverkäufe sichern und zum anderen Neugier auf neue Inhalte wecken.

>> Lies hier, welche Tipps Digital Media Woman Sanja Stankovic für die Rednerauswahl hat

2. Kommuniziere offen und häufig

Halte deine Referenten kontinuierlich auf dem Laufenden und lasse ihnen vor dem Event ausreichend Informationen zu Inhalten, Programm, Teilnehmern und möglichen weiteren Rednern zukommen. Damit können sie sich bestmöglich auf ihre Zuhörer vorbereiten und ihren Vortrag entsprechend gestalten. Informiere sie außerdem im Falle von Programm-Änderungen.

 3. Achte auf Details

Jeder Redner hat normalerweise einen voll gepackten Terminkalender und wenig Zeit, sich um Details wie den Flughafen-Transfer zum Veranstaltungsort, die Hotelsuche oder ähnliche Dinge vor Ort zu kümmern. Nimm ihm diese mühselige Arbeit ab und kümmere dich um seine Reisedetails. Bei einem mehrtägigen Event solltest du den Rednern idealerweise ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts buchen, um lange Anfahrtszeiten zu vermeiden. Frag auch nach, ob du deinen Referenten spezielle Wünsche erfüllen kannst und zeige ihnen so, dass du ihre Teilnahme an deinem Event wirklich wertschätzt.

4. Betreibe erfolgreiches Erwartungsmanagement

Informiere deine Speaker über deine eigenen Erwartungen, aber auch über die deiner Teilnehmer. Gib ihnen gleichzeitig genügend Freiraum, um ihre Inhalte selbst zu bestimmen und gegebenenfalls kurzfristig anzupassen, solange das Leitthema klar ist. Frage nicht zuletzt auch die Erwartungen der Referenten an das Event ab, um diesen bestmöglich gerecht zu werden.

5. Gewährleiste einen reibungslosen Programmablauf

Während des Events selbst ist es wichtig, dass du genügend Zeit zum Umbau und Speaker-Wechsel im Programm einplanst, damit kein Zeitdruck entsteht und Zuschauer sowie Speaker sich in den Pausen in Ruhe erfrischen und auf den nächsten Vortrag vorbereiten können. Stelle außerdem sicher, dass ein Ansprechpartner für technische Fragen vor Ort ist, falls beispielsweie Probleme beim Aufbau des Laptops auftreten oder das Mikrofon ausfällt.

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6. Gib deinen Referenten die Bühne, die sie verdienen

Neben der tatsächlichen Bühne während des Events solltest du deinen Referenten auch vor, während und nach dem Event den verdienten Raum auf deinen Online-Kanälen einräumen. Du kannst etwa Fotos oder Zitate aus den Vorträgen und Hinweise zu Veröffentlichungen des Redners auf den gängigen Social Media-Kanälen wie LinkedIn, Twitter und Facebook veröffentlichen und die Speaker darin markieren, so dass interessierte Teilnehmer ihnen folgen können. Bestimme während des Events eine verantwortliche Person, die sich um das Social Media-Marketing kümmert und die Veranstaltung medial begleitet.

>> Mehr zum Thema erfährst du in unserem Social Media Leitfaden und in unserem Beitrag „Wie messe ich den ROI meiner Social Media Aktivitäten“

7. Sei offen für Feedback

Es ist es wichtig, dass du immer ein offenes Ohr für deine Speaker hast und deren Feedback annimmst, um dein Event zukünftig noch besser zu gestalten. Auch nach dem Event kannst du mit der Bitte um Feedback signalisieren, dass du dich stetig verbessern möchtest und dir die Meinung deiner Referenten neben der der Teilnehmer besonders am Herzen liegt.

Insgesamt ist eine offene Kommunikation mit und ein professionelles Auftreten gegenüber deinen Referenten das A und O für eine erfolgreiche Veranstaltung. Durch ihre positive Empfehlungen bekommst du die Aufmerksamkeit zukünftiger Teilnehmer und kannst gegebenenfalls auf weitere spannende Referenten-Kontakte für das nächste Mal zugreifen.

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Titelbild: „Gigi Edgley“  von Gage Skidmore unter cc by sa 2.0


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