Womit setzt sich der Event Manager in einem Unternehmen sowie der Organisator einer Konferenz auseinander? Das tägliche Brot eines Event Managers besteht unter anderem aus den Themenfeldern „perfekten Standort finden“, „geile Location buchen“, „facettenreiches Catering anbieten“ sowie „interessante Agenda gestalten“.

  • Der Standort sollte eine gute bis sehr gute Anbindung zur Autobahn, Bahnhof und ggf. Flughafen haben.
  • Die Location sollte im besten Fall alle Anforderungen abdecken, um eine Veranstaltung mit mehreren Themen Slots zu organisieren
  • Catering ist entscheidend, da die Teilnehmer sowie Aussteller gerade beim Essen das Networking vertiefen, was bei jedem Teilnehmer als Grundvoraussetzung für einen Besuch gilt.
  • Die Agenda ist eines der Elemente einer Konferenz, die den Interessenten dazu bewegt, teilzunehmen. Hierbei ist vor allem die Abdeckung aller Themen wichtig sowie namhafte Referenten, die von den Besuchern gehört werden wollen.

Neben den aufgeführten Aufgaben müssen sich Eventorganisatoren vermehrt mit dem Nachhaltigkeitsaspekt beschäftigen. Mit den Änderungen der Charakterzüge von Konferenzteilnehmern ändern sich auch ihre Anforderungen. Die nachkommende Generation sieht die Umwelt und den gesunden Lebenswandel als ein wichtiges Element heutzutage. Wie genau kann der Event Manager den Herausforderungen begegnen? Nachfolgend erhältst Du 5 Tipps, wie Du eine nachhaltigere Konferenz veranstalten und den heutigen und vor allem den künftigen Besucher begeistern kannst.

1. Achte auf einen Standort mit guter Verkehrsanbindung

Stelle sicher, dass Dein Standort, den Du für die Konferenz gewählt hast, gut mit öffentlichen Verkehrsmittel erreichbar ist und weise auch gezielt darauf hin. Bei solchen Themen kannst Du enorm viele Pluspunkte bei Deiner Zielgruppe sammeln. Nicht nur, dass die Anreise praktischer ist, Du kannst auch bei der Imagepflege einen großen Schritt nach vorne tun.

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2. Bevorzuge beim Catering Produkte aus ökologischem Landbau aus fairem Handel

Z. B. Kaffee, Tee, Säfte. Biete auch vermehrt saisonale Produkte an und denke an diejenigen, die sich ggf. vegetarisch oder vegan ernähren. Das sind zwar nur Kleinigkeiten, wirken sich aber stark auf die Bewertung der Veranstaltung aus.

3. Nutze ein Ticketing System

Lass Deine Teilnehmer kein Ticket ausdrucken, sondern setze vermehrt auf die digitale Variante, mit der Du über Scannen auf die Veranstaltung gelangst. Generell haben die Leute keine Lust mehr einen Berg von Papieren mitzuschleppen. Sie möchten es praktisch und flexibel auf ihrem Smartphone aufrufen und ohne Aufwand das Konferenzgelände betreten. Verzichtest Du auch hier auf Papier, hast du bereits Deine Veranstaltung grüner gestaltet.

4. Nutze digitale Konferenztaschen

Drucke keine Flyer, Coupons oder Broschüren mehr. Dieser Nachhaltigkeitsgedanke trifft die Anforderung des Interessenten und lässt Dich als fortschrittliches, innovatives und vor allem grünes Unternehmen wirken. Es birgt weiterhin den Vorteil, dass Du genau nachvollziehen kannst, welche Flyer und Broschüren tatsächlich angesehen wurden und welche Themen daher im Fokus stehen. Dies kannst Du auch an Deine Sponsoren und Partner weiterleiten, die einen genauen ROI ihrer Maßnahmen erhalten.

Zusätzlich stellst Du damit sicher, dass kein Papier gedruckt wird, das im Papierkorb landet. Du bietest jedem Teilnehmer die Möglichkeit, sich die Inhalte auch später in der Bahn oder auf der Couch anzusehen, ohne einen ganzen Stapel mitschleppen zu müssen. eventbaxx ist ein digitaler Goodie Bag, der genau solche Elemente speziell für die Eventbranche bereitstellt.

5. Event App für nachhaltigere Konferenz

Versuche Deinen Besuchern die bestmögliche Übersicht zu bieten und nutze eine Event App. So brauchst Du keine Programmhefte zu drucken und kannst das User Verhalten genau analysieren. Für welche Vorträge interessieren sich Deine Teilnehmer und welche Diskussionsrunden sind interessant? Führe schnelle Umfragen durch, die beispielsweise das Thema der nächsten Diskussion abfragen.

Nachhaltigere Konferenz: Fazit

Mit der Digitalisierung der Konferenz kann nicht nur die Transparenz erhöht und die Qualität der Veranstaltung gesteigert, sondern auch ganz klar einen direkten Einfluss auf den ökologischen Fußabdruck genommen werden. Dieses Thema ist gerade in den kommenden Generationen sehr stark verankert und wird Dir dabei helfen Teilnehmer zu überzeugen.