Zeit ist ein wertvoller Faktor, den du bei der Vorbereitung deiner Events nicht unterschätzen solltest. Wenn der große Tag dann näher rückt, zählt jede Minute. Damit du und dein Team euer Zeitmanagement verbessert, haben wir dir fünf Tipps zusammengetragen. Diese sollen dir helfen, die richtigen Prioritäten zu setzen und keine wertvolle Zeit mehr mit überflüssigen Terminen oder Kommunikation zu verlieren.

1. Organisiere kürzere Telefonate und Meetings

Telefonate und Meetings nehmen oft viel Zeit in Anspruch, die du nicht für andere wichtige Aufgaben in der Event-Vorbereitung nutzen kannst. Wir legen Termine häufig aus Gewohnheit im halb- oder ganzstündigen Takt fest. Dies verleitet dazu, die Zeit dann auch in dem Meeting zu verbringen, wenn auch nicht unbedingt produktiv. Hinzu kommt, dass neben der reinen Meetingzeit auch immer Zeit davor und danach „verloren“ geht – bspw. für die Anreise zum Termin – die du nicht zur produktiven Arbeit nutzen kannst.

Lege deshalb kürzere Telefonate und Meetings fest und stelle diese auch gleich so im Kalender ein. Der Status quo zur Organisation oder eventuelle Probleme lassen sich auch in 15-minütigen Terminen besprechen. Wenn nur ein kurzer Slot zur Verfügung steht, wirst du nicht zum Small Talk verleitet und kannst direkt auf den Punkt kommen. Deinem Team gibst du außerdem das Gefühl, dass du ihre Zeit genauso schätzt wie deine eigene.

2. Bespreche nur ein Thema pro Termin

Organisiere kurze Termine und fokussiere dich dann nur auf ein bestimmtes Thema, dass besprochen werden soll. Auch damit vermeidest du Ablenkung und unproduktives Diskutieren durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Themen. Wenn du mehrere kurze Meetings mit je einem bestimmten Thema organisierst, gibt dies ein klares Signal an dein Team und eventuelle externe Teilnehmer für einen produktiven Austausch und schnelle Entscheidungsfindung.

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3. Bereite Termine sinnvoll vor und nach

Mit der gewissenhaften Vor- und Nachbereitung von Terminen sparst du wertvolle Zeit. Wenn du und dein Team unvorbereitet in Meetings geht verliert ihr unnötig Zeit damit, alle Teilnehmer auf den gleichen Stand zu bringen. Deshalb solltest du alle relevanten Informationen für einen Termin bereits im Voraus an die Teilnehmer senden, mit der Bitte alles durchzulesen und ggf. Fragen und Diskussionspunkte vorzubereiten und mit ins Meeting zu bringen. Genauso sollten dies deinen Teamkollegen machen, wenn sie zu einem Termin einladen.

Während des Meetings solltest du oder ein anderes Teammitglied die wichtigsten besprochenen Punkte notieren und diese anschließend an alle Meeting-Teilnehmer schicken. Dies gilt vor allem für wichtige besprochene Entscheidungen und To Do’s. Damit haben alle die Informationen nochmals schriftlich vorliegen und können darauf auch zu einem späteren Zeitpunkt zurückgreifen. Die Notizen helfen dir außerdem wiederum bei der Vorbereitung von Folgeterminen. Damit sparen du und dein Team Zeit und ihr fokussiert euch auf die relevanten Punkte und Entscheidungen.

4. Sei pünktlich

Pünktlichkeit hat nicht nur etwas mit Disziplin zu tun, sondern vor allem auch mit Respekt für die Zeit der anderen Meeting-Teilnehmer. Sei pünktlich und verschwende nicht die Zeit anderer. Fordere dies im Umkehrschluss auch von deinen Teamkollegen, sodass ihr euch auf die wesentlichen Dinge im Termin konzentrieren könnt und nicht unnötig Zeit mit Warten verbringt.

Genauso solltest du keine Termine auf den letzten Drücker absagen oder verlegen. Gerade wenn Meeting-Teilnehmer von weiter her anreisen – vielleicht auch nur vom anderen Ende derselben Stadt – bringst du deren Tagesplanung durcheinander und verschwendet ihr wertvolle Zeit. Das ist wichtig, denn nicht nur du muss auf dein Zeitmanagement achten. 

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5. Schreibe weniger E-Mails

E-Mails sind ein lästiges Mittel zum Zweck. Je mehr du schreibst, desto mehr bekommst du meistens zurück. Schreibe E-Mails nur wenn absolut nötig. Überlege, ob du alternativ schnell telefonieren oder andere, flexiblere Kommunikationstools nutzen kannst. Denke außerdem darüber nach, ob du auf E-Mails ausführlich antworten musst oder ob ein Satz ausreicht. Manchmal ist auch gar keine Antwort nötig.

Du solltest genau überlegen, welche Personen du in deinen E-Mails auf Kopie nimmst und ob diese wirklich über den Inhalt informiert werden müssen. Gerade in größeren Projekten zur Eventplanung nehmen solche E-Mails mit Massenverteiler Dimensionen an, die vollkommen überflüssig sind und allen Beteiligten unnötig Zeit kosten.

Welche Maßnahmen und Tools nutzt du, um dein Zeitmanagement bei der Event-Organisation in Griff zu bekommen? Wir freuen uns auf deine Kommentare!

 


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