Excel-Tipps für Tabellen-Neulinge: Ein Excel-Sheet voller Zahlen ist meist ziemlich einschüchternd. Wo soll man da anfangen? Aber Microsoft Excel hat eine Vielzahl von Features, die dir wirklich helfen können, ein paar wichtige Erkenntnisse von einer großen Anzahl an Daten zu gewinnen. Und mit ein bisschen Übung und Geduld sind diese auch ganz einfach anwendbar.

Wir haben hier fünf wichtige Excel-Tipps für deine Arbeit als Eventmanager zusammen gestellt. Zuerst erklären wir, was sie beinhalten und dann Schritt für Schritt, wie du diese anwenden kannst. Außerdem erklären wir, warum die Features relevant für dich sein können und wie sie dir helfen, deine Berichte zu den Ticketverkäufen via Eventbrite und die Zusammenfassung über deine Teilnehmer bestmöglich zu nutzen.

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SVERWEIS

Was ist das?

SVERWEIS ermöglicht es dir, nach spezifischen Informationen in deinem Excel-Sheet zu suchen. Es kann einen bestimmten Wert finden und dann den dazugehörigen Wert in derselben Zeile, aber einer anderen Spalte anzeigen. Zum Beispiel kannst du nach einer Produktnummer suchen, um den Preis des Produkts anzeigen zu lassen.

Du kannst dir das Ganze ungefähr so vorstellen wie wenn du eine Person im Telefonbuch nachschlägst, um deren Telefonnummer herauszufinden. SVERWEIS ist einer unserer hilfreichsten Excel-Tippe, wenn du viele Daten vorliegen hast, die von verschiedenen Quellen kommen.

Wie kann dir dieser Excel-Tipp helfen?

Wenn du verschiedenste Informationen zu einer bestimmten Registrierung oder einem Teilnehmer suchst, wie bspw. Ticketart, Datum der Registrierung oder Anzahl der gekauften Tickets, so hilft dir diese Funktion in Sekundenschnelle.

Wie nutzt du das Feature?

Wähle irgendeine leere Zelle in deinem Spreadsheet und gib ein: =SVERWEIS(

Nun musst du Excel sagen, nach was du suchst. Sagen wir zum Beispiel, dass du eine Nummer eines Ticketverkaufs (auch als ‚eindeutiger Markierer’ bezeichnet) mit der entsprechenden E-Mail-Adresse des Gastes verbinden willst und die Nummer des Ticketverkaufs ist 19970.

Dann würde die Formel folgendermaßen aussehen: =SVERWEIS(19970

Wichtige Ergänzung zu unseren Excel-Tipps: Falls du nach einem Textwert suchst (oder einem Code, der sowohl Buchstaben also auch Zahlen beinhaltet), ist es notwendig, dass du diesen in Anführungszeichen setzt, also zum Beispiel so: =SVERWEIS(“poster”

Danach musst du Excel mitteilen, wo es nach den Daten suchen soll, indem du die Zellen-Bereiche spezifizierst. Die Daten nach denen du suchst müssen in der ersten Spalte stehen. Falls dies nicht der Fall ist, so musst du die Spalten entsprechend neu anordnen. Falls deine Daten also in A2 starten und bis C70 reichen, so würdest du A2:C70 eingeben.

Die Formel sähe dann folgendermaßen aus: =SVERWEIS(19970,A2:C70

Du musst zudem angeben, in welcher Spalte sich die assoziierten Daten befinden, die du finden möchtest (in dem Falle die E-Mail-Adresse). Du tust dies aber nicht, indem du die Spalten-Nummer angibst sondern indem du abzählst, welche Spalten-Zahl dies ist. Wenn du also den assoziierten Wert in Spalte C finden möchtest, so ist dies die dritte Spalte von links und du würdest 3 eingeben:

=SVERWEIS(19970,A2:C70,3

Nun musst du Excel noch mitteilen, ob du nach exakten oder ungefähren Werten suchst, indem du FALSCH oder WAHR eingibst (FALSCH wird dir nur exakte Werte anzeigen) und die Klammer schließt. Deine komplette Formel sollte dann folgendermaßen aussehen:

=SVERWEIS(19970,A2:C70,3,FALSCH)

Klicke nun auf Enter und es sollten dir die Informationen angezeigt werden nach denen du suchst. So brauchst du nicht endlose Daten einzeln durchforsten.

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Pivot-Tabellen (PivotTable)

Was ist das?

Pivot-Tabellen sind einer unserer mächtigsten Excel-Tipps. Sie erlauben dir, bedeutungsvolle Erkenntnisse aus großen, komplexen Daten-Sets zu gewinnen. Im Grunde kannst du damit Daten auf verschiedene Art zusammen gruppieren, um Vergleiche zu ziehen und Trends zu erkennen.

Wenn du zum Beispiel die demographischen Daten der Teilnehmer herausfinden möchtest, die Premium-Tickets gekauft haben, kannst du eine Pivot-Tabelle erstellen. Darin kannst du Ticketart und Alter, Ticketart und Geschlecht oder Ticketart und Einkommensgruppe (vorausgesetzt du hast diese Daten bei der Registrierung gesammelt) nutzen, um ein komplettes Profil zu erstellen.

Wie kann dir das Feature helfen?

Detaillierte Einblicke in deine Verkaufs- und Teilnehmerdaten sind von unschätzbaren Wert, um deine zukünftigen Marketingmaßnahmen zu bestimmen. Nehmen wir Beispiel von oben nochmal zur Hand: Falls du herausfindest, dass die Premium-Tickets vorwiegend von Frauen im Alter von 30-40 in Berlin gekauft wurden, dann kannst du diese demographische Gruppe beim nächsten Mal gezielter ansprechen.

Je mehr Daten du vorliegen hast, desto mehr Nutzen kannst du daraus ziehen. Deshalb solltest du auf jeden Fall Evenbrites Funktion für anpassbare Fragen nutzen, wenn du deine Eventseite erstellst. Du kannst Pivot-Tabellen sogar dafür nutzen, um Daten von mehreren Events zu analysieren. Nutze einfach den Event-Name als den ‘eindeutigen Markierer’ und breche dann die Daten herunter. Schau dir an, wie viel Umsatz jedes Event gemacht hat, wie groß der Unterschied zwischen Männern und Frauen war oder welche Social Media-Kanäle Teilnehmer auf dein Event gebracht haben.

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Wie nutzt du das Feature?

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Klicke in eine beliebige Zelle in deinem Daten-Set (nicht in eine leere), gehe zum Tabellen-Tab und füge die Tabelle ein. Wähle nun ‘Zusammenfassen in Pivot-Tabellen’ aus der Menüleiste in der Kopfzeile der Seite aus. Klicke auf ‘OK’ im Pop-up-Menü und Excel wird eine leere Pivot-Tabelle erstellen.

Im Pivot-Tabellen Erstellungstool wirst du eine Box mit dem Titel ‘Name des Feldes’ sehen. Du wirst du alle Namen der Spalten deines Abreitsblatts sehen. Um Excel mitzuteilen, wie es die Pivot-Tabelle organisieren soll, klicke und ziehe die entsprechenden Spalten in die ‘Reihenbezeichnung’ darunter. Beim oben genannten Beispiel wäre dies ‘Ticketart’.

Nun musst du Excel sagen, mit was du diese Daten vergleichen möchtest. Im vorliegenden Beispiel würdest du also ‘Alter’ auswählen und dies in den ‘Werte’ Bereich ziehen. Die Pivot-Tabelle wird sofort erstellt und du wirst sehen können, wie viele Tickets je Ticketart an welche Altersgruppe verkauft wurden.

 

Konsolidieren von Daten

Was ist das?

Das Konsolidieren-Feature erlaubt es dir, Daten von verschiedenen Arbeitsblättern zu verbinden und in einem Master-Arbeitsblatt zusammenzufassen. Dies ist ein großartiges Tool, um Daten zu kombinieren, wenn verschiedene Nutzer mit verschiedenen Versionen derselben Datei arbeiten.

Wie kann dir das Feature helfen?

Falls du verschiedene Abteilungen oder Teams hast, die verschiedene Budgets haben, aber dieselbe Vorlage nutzen, kannst du die vollen Event-Ausgaben errechnen und andere Berechnungen durchführen, indem du das Konsolidieren-Feature nutzt.

Wie nutzt du das Feature?

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Es gibt zwei Wege, Daten zu konsolidieren: Anhand der Position oder der Kategorie. Da das Konsolidieren anhand der Kategorie ähnlich zur Nutzung von Pivot-Tabellen ist, konzentrieren wir uns hier auf die Position.

Dies kannst du nutzen, wenn du die zu konsolidierenden Daten in den Arbeitsblättern in der gleichen Reihenfolge und mit denselben Labels angeordnet sind. Dies ist ideal für unterschiedliche Daten, die auf Basis des selben Template erstellt wurden. Du kannst es sogar so einstellen, dass es sich automatisch aktualisiert wenn Quelldateien aktualisiert werden.

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung außerhalb unserer Excel-Tipps, wie du das Konsolidieren-Feature anhand der Position nutzt findest du in dieser Anleitung.

 

Bedingte Formatierung

Was ist das?

Die bedingte Formatierung in Excel ermöglicht es dir, Zellen anhand ihrer Werte zu formatieren. Du kannst Zellen mit einer bestimmten Farbe hervorheben, Text bestimmten Farben zuordnen oder diesen fett markieren wenn der Wert der Zellen die Formatierungsbedingung erfüllt; zum Beispiel wenn der Wert der Zelle größer als 100 ist.

Wenn der Wert der Zelle nicht der Formatierungsbedingung entspricht, dann wird die Basis-Formatierung der Zelle genutzt. Eine Zelle kann bis zu drei Formatierungsbedingungen haben, jede mit ihrer eigenen Formatierung. Dies erlaubt es dir, verschiedene Formate entsprechend des Werts der Zelle zu nutzen. Wenn der Wert bspw. größer als 200 ist, dann kannst du den Text in rot darstellen, aber wenn der Wert zwischen 100 und 200 liegt kannst du den Text in grün darstellen.

Wie kann dir das Feature helfen?

Das Feature der bedingten Formatierung ist wirklich nützlich, wenn du wichtige Elemente in einem Meer an Daten hervorheben möchtest. So kannst du einfach Kosten über einer bestimmten Schwelle deines Event-Budgets erkennen, Teilnehmer mit einer Allergie in deinem Catering-Plan markieren oder Ticketkäufe highlighten, die in einem bestimmten Zeitraum getätigt wurden.

Wie nutzt du das Feature?

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Wähle mit deiner Maus die Zellenreichweite aus die du formatieren möchtest. Klicke auf dem Start-Tab von Excel ‘Bedingte Formatierung’ und dann ‘Regeln zum Hervorheben von Zellen’. Du hast einige Optionen zur Verfügung, die es dir ermöglichen, Zellen mit einem Wert zu formatieren, der größer als x, kleiner als x, zwischen x und y oder gleich zu x (z.B. denselben Wert beinhaltet wie der angegebene). Genauso kannst du bestimmten Text formatieren oder ein Datum das in einen bestimmten Zeitraum fällt.

Sobald du deine Auswahl vollzogen hast, erscheint ein Pop-up-Fenster wo du den relevanten Wert eintragen kannst und wie du die Zelle formatieren möchtest. Excel stellt einige Vorschläge zur Formatierung zur Verfügung, aber wenn du eine andere Formatierung nutzen möchtest wähle einfach ‘Formatierung anpassen’. Sobald du ‘OK’ klickst erscheint die Formatierung. Du kannst die Formatierung dadurch aufheben, indem du ‘Regeln aufheben’ auswählst und entweder ‘Gesamtes Blatt’ oder ‘Ausgewählte Zellen’.

 

Korrelation

Was ist das?

Das Korrelation-Feature in Excel sagt dir, wie stark zwei Variablen miteinander verbunden sind. Es hilft dir, die linearen Verbindungen zwischen zwei Sets an Zahlen zu verstehen und herzustellen. Wenn du zum Beispiel herausfinden willst, wie der Zufriedenheitsgrad der Teilnehmer durch die Anzahl der besuchten Sessions beeinflusst wurde, kannst du dies tun, indem du das Korrelation-Feature nutzt. Zwei Variablen können positiv (je größer die andere, desto größer auch die andere) oder negativ (je größer die eine, desto kleiner die andere) miteinander verbunden sein.

Wie kann das Feature dir helfen?

Neben dem Einfluss der Session-Besuche auf die Teilnehmerzufriedenheit gibt es unzählige weitere Faktoren wie bspw. des gezahlten Ticketpreises, an welchem Tag sie das Event besuchten, Alter der Teilnehmer oder sogar Raumtemperatur. Solange es mit Zahlen festgehalten wurde kannst du es messen. Diese Art von Erkenntnissen (die du nicht direkt auf Feedbackbögen festhalten kannst) können dir helfen, sinnvolle Veränderungen bei deinen Events vorzunehmen.

Wie nutzt du das Feature?

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Zunächst musst du sicherstellen, dass die Daten, die du analysieren möchtest, in zwei benachbarten Spalten stehen und es müssen numerische Daten sein. Gehe in der Menüleiste auf ‘Einfügen’ und wähle dort ‘Funktion’ aus. Tippe ‘KORREL’ in das Suchfeld. Klicke dann doppelt auf ‘KORREL’ wenn es im Formel-Generator erscheint.

Klicke auf die Box mit der Bezeichnung ‘Matrix 1’ und hebe dann die relevanten Zellen auf deinem Arbeitsblatt hervor. In unserem Beispiel wäre dies die Spalte, die die Zahlen mit der Teilnehmerzufriedenheit enthält. Dann klicke in ‘Matrix 2’ und wähle das zweite Daten-Set aus (in unserem Beispiel die besuchten Sessions).

Excel wird eine Tabelle mit Zahlen darstellen. Schau dir die Zahl nach dem Komma an. Das ist die Korrelation zwischen den zwei Daten-Sets. In der Statistik wird normalerweise erlaubt folgende Skala genutzt, um die Effektgröße einzuschätzen:

+/= ,5 Groß

+/= ,3 Mittel

+/= ,1 Klein

Sagen wir zum Beispiel das Ergebnis des Tests ist ,59 (eine positive Zahl). Wir würden daraus schließen, dass mehr Session-Besuche die Zufriedenheit der Teilnehmer positiv beeinflusst hat. Falls das Ergebnis -,59 ist, so würden wir daraus schlussfolgern, dass mehr Session-Besuche die Zufriedenheit der Teilnehmer negativ beeinflusst hat.

Wichtige Ergänzung zu unseren Excel-Tipps: Falls du eine Fehlermeldung von deiner Korrel-Funktion erhältst, so ist es wahrscheinlich eine der folgenden:

#N/A – Erscheint wenn die vorgegebenen Bereiche verschiedene Längen haben.

#DIV/0! – Erscheint wenn die vorgegebenen Bereiche entweder leer sind oder die Standard-Abweichung ihrer Werte gleich 0 ist.

 

Zusammenfassung zu unseren Excel-Tipps

Das waren jetzt so einige Formeln und Befehlschnippsel in unseren Excel-Tipps für Eventmanager. Doch wenn du ein paar einfache Formeln und Features meisterst, so kann dich Excel auf Basis deiner Verkaufs- und Teilnehmerberichte und weiteren Event-Daten mit wertvollen zusätzlichen Informationen versorgen. Es kann ein wenig dauern bis du dich in die verschiedenen Funktionen eingearbeitet hast, aber sobald dies der Fall ist kannst du aus Excel viele spannende Erkenntnisse ziehen.

Hast du neue und hilfreiche Excel-Tipps aus dem Leben eines Eventmanagers? Dann teile sie gerne in den Kommentaren mit uns!