Als Eventmanager stehst du nicht nur im stetigen Austausch mit deinen Partnern und Dienstleistern, sondern auch mit deinen Teilnehmern. Für diese versuchst du das beste Event aller Zeiten auf die Beine zu stellen. Dabei gibt es kontinuierlich Herausforderungen zu meistern: von der logistischen Ablaufplanung, Speaker- und Künstler-Akquise über Catering-Planung und Eventvermarktung. Gleichzeitig stehst du den hohen Erwartungen deiner Gäste gegenüber. Dafür brauchst du Nerven aus Drahtseil!

Grundsätzlich ist Feedback extrem wichtig um deine Veranstaltungen fortlaufend zu verbessern. Aber bei manchen Kommentaren deiner Teilnehmer ist es dann doch schwierig, die Nerven zu behalten. Verständlich, dass dir manchmal fast der Geduldsfaden reißt und du deinen Gästen gerne einmal gehörig die Meinung sagen würdest. Doch als professioneller Eventmanager tust du es am Ende dann doch nicht.

Weil wir wissen, dass man ab und zu Luft ablassen muss um nicht selbst am Tag des Events zu explodieren, sprechen wir hier all die Dinge aus, die du schon so oft gedacht hast! Vielleicht erkennst du dich ja in der ein oder anderen Situation wieder:

1. „Ist mir doch egal, ob du und deine Schwester oder vielleicht auch deine Oma unbedingt ein Freiticket haben wollen. Wir sind doch nicht die Wohlfahrt.“

Bei jedem Event mit kostenpflichtigen Tickets gibt es immer ein paar Teilnehmer, die sich mit fadenscheinigen Begründungen ein Freiticket ergattern möchten. Am besten auch noch für ihre ganze Familie und den halben Freundeskreis. Gerne würdest du diesen potentiellen Teilnehmern mal gehörig die Meinung sagen und erklären, dass ihr kein Geld zu verschenken habt. Stattdessen betonst du geduldig zum hundertsten Mal, dass die Ticketkosten gerade so das Catering abdecken und es deshalb keine Freitickets gibt.

2. „Es war schon kompliziert genug, alle Acts zeitlich unter einen Hut zu bekommen. Komm mir jetzt nicht mit falscher Programm-Planung!“

Du hast dir monatelang den Kopf zerbrochen, wie du alle Künstler und deren kollidierenden Verfügbarkeiten gleichzeitig unter einen Hut bekommst und dann das: Schon wieder beschwert sich ein Teilnehmer, dass seine beiden Lieblingsbands gleichzeitig auf verschiedenen Bühnen spielen. Anstatt auf das ganze Thema Artist-Booking einzugehen, erklärst du ihm in aller Ruhe, dass man es einfach nicht allen recht machen kann. Falls du es dir nicht verkneifen kannst fügst du ironisch hinzu, dass du aber vor dem nächsten Event gerne das Programm explizit mit ihm abklärst.

>> Zum Weiterlesen: So sammelst du Teilnehmer-Feedback richtig ein!

3. „Wir haben keine Hafermilch für deinen Kaffee. Reis- und Kokosmilch auch nicht.“

In Zeiten in denen sich Leute immer häufiger vegan ernähren und Laktoseintoleranz zur Volkskrankheit mutiert ist, wird auch das Catering auf einem Event immer mehr zur Herausforderung. Jeder Teilnehmer hat seine eigenen Ansprüche und Erwartungen an die Verpflegung vor Ort, aber du bist schon froh, wenn es genügend vegetarische und vegane Optionen gibt. Nachdem du aber bereits zum fünften Mal gefragt wurdest, warum es „nur“ Soja-Milch für den Kaffee gibt, erklärst du geduldig, dass dies leider bei der Catering-Bestellung untergegangen ist, du aber bereits eine Kollegin losgeschickt hast, damit alle Varianten veganer Milch vorhanden sind.

>> Diese 7 Fragen solltest du einem Eventmanager nie (!) stellen!

4. „Räum‘ deinen Müll doch selber weg! Wir sind seit heute morgen 7 Uhr auf den Beinen und räumen dir nicht hinterher nur weil du zu faul bist, zum Mülleimer zu laufen.“

Events sind nicht nur eine Meisterleistung des Organisationsteams, sondern auch in Sachen Müllbeseitigung eine große Herausforderung. Die Teilnehmer lassen ihr Geschirr einfach irgendwo stehen und du und dein Service-Team kommen kaum hinterher mit Aufräumen. Gerne würdest du allen Gästen nochmal den Sinn eines Mülleimers erklären, hältst dich aber tapfer zurück und räumst alle Hinterlassenschaften weg, damit das Event nicht zur Müllhochburg verkommt.

5. „Es ist 2 Uhr morgens, ich will den Laden endlich zumachen! Hast du kein Zuhause?“

Der Albtraum jedes Eventmanagers: Ein Großteil der Gäste ist schon vor Stunden nach Hause gegangen, aber eine kleine Gruppe hält sich tapfer an ihrem letzten Getränk und hitzigen Diskussionen fest. Manch ein Gast tanzt selbst dann noch weiter wenn die Musik bereits ausgeschaltet ist. Auch deutlich sichtbar ausgeführte Aufräumarbeiten und der Abbau der Ausstattung lassen die Gäste nicht auf die Idee kommen, dass das Eventteam nach einem langen Tag auch endlich nach Hause möchte. Gerne würdest du diejenigen mit einer klaren Ansage rauswerfen, tust es aber doch nicht und wartest solange bis auch der letzte Gast endlich von allein gegangen ist.

>> Unser Anti-Burnout-Guide: Wandle den Ärger in positive Energie um!

Fazit

Eventgäste sind nicht immer einfach, aber sie sind deine wichtigsten Verbündeten, um deine Veranstaltungen durch Mund-zu-Mund-Propaganda weiter zu bewerben. Deshalb ist es unumgänglich, dass du eine richtig gute Veranstaltung mit toller Atmosphäre auf die Beine stellst, an die sich alle Beteiligten noch lange danach sehr gerne zurückerinnern. Dazu gehört auch, dass du deinen Ärger über gewisse Situationen und Teilnehmer für dich behältst und immer freundlich und geduldig auftrittst.

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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