5 Best Practices zur erfolgreichen Organisation von Festivals

Organisation von Festivals

5 Best Practices zur erfolgreichen Organisation von Festivals: Der Sommer ist leider schon wieder vorbei, die letzten warmen Tage neigen sich dem Ende zu. Auch dieses Jahr gab es eine Menge spannender Festivals in Deutschland und ganz Europa, die hundert Tausende Besucher angezogen haben. Gerade bei Events in Verbindung mit Outdoor-Camping gibt es so einige Herausforderungen zu meistern.

Im Folgenden haben wir 5 Best Practices für dich zur Organisation von Festivals zusammen getragen, damit du nächstes Jahr noch besser vorbereitet bist – auf dass der Festival-Sommer 2017 noch schöner wird!

Festival-Programm sorgfältig kuratieren

Das Programm eines Festivals, ob nun ausgerichtet auf Musik, Kunst, Food oder Lifestyle, ist die Grundlage für die erfolgreiche Akquise von Teilnehmern. Dabei solltest du mindestens einen Experten auf dem betreffenden Gebiet engagieren, der die aktuellen Trends kennt und dir die angesagtesten Künstler für dein Programm empfehlen kann.

Ergänzend dazu solltest du auch ein wenig Risiko eingehen und einige Künstler einladen, die bisher unbekannt sind, von deren Potenzial als Publikumslieblinge du aber überzeugt bist. Auch hierfür benötigst du die Meinung von Experten falls du nicht selbst eine Vorliebe für Neuentdeckungen hast. Und das Ganze auch noch ein Jahr im Voraus. So lange musst du nämlich mindestens vorausplanen, damit du eine Chance hast, noch einen Platz in den Terminkalendern deiner Wunschkandidaten zu bekommen.

>> Apropos Festival: Lerne hier vom Lightning in a Bottle Festival!

Auf einen ausgewogenen Mix der Altersgruppen achten

Die besten Festivals sind die, die einen ausgewogenen Mix der verschiedensten Teilnehmer-Altersgruppen ansprechen. Dadurch kannst du ganze Familien für dein Event begeistern und gibst allen die Möglichkeit, über den eigenen Tellerrand und das Umfeld hinauszuschauen. Durch diese zusätzlichen Austauschmöglichkeiten verschaffst du deinen Teilnehmern ganz neue Perspektiven zu alle möglichen Themen.

Den ausgewogenen Altersmix erreichst du auch damit, indem du das Festival-Programm entsprechend kuratierst. Beispielsweise kannst du für ein Musik-Festival eine Band engagieren, die seit Jahren nicht mehr aufgetreten ist, aber Lust hätte, wieder einmal bei einem Festival den Adrenalinkick beim Auftritt zu spüren und eher eine ältere Zielgruppe anspricht.

Nachhaltigkeit als wichtiges Element betrachten

Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, auch große Festivals nachhaltiger und damit umweltschonender zu gestalten. Du kannst mit vermeintlich einfachen Dingen, wie der Verwendung von Mehrweg-Bechern und Trinkwasser-Hähnen – anstatt dem Verkauf von Plastikflaschen – eine große Menge Müll vermeiden. Zusätzlich solltest du Mülltrennung während und nach dem Event betreiben. Ein Teil deiner Teilnehmer wird dieses Angebot nutzen und du trägst zum besseren Recycling des Müllaufkommens bei.

Um dieses über die Festivalzeit hin in den Griff zu bekommen, solltest du außerdem mehrmals am Tag ein Reinigungsteam über das Festivalgelände schicken, das den gröbsten Müll schon während dem Event aufsammelt. Dadurch sieht das Gelände auch am letzten Tag noch einigermaßen ansprechend aus und du hast schon einige Vorarbeit bei der Müllbeseitigung geleistet.

>> Hier sind ausführlichere Tipps zur nachhaltigen Organisation von Events!

Ausreichend Sanitäranlagen bereitstellen

Die meisten deiner Teilnehmer möchten keine drei oder mehr Tage am Stück ungeduscht auf einem Festival verbringen. Unabhängig vom Wetter solltest du ausreichend Sanitäranlagen inklusive Duschen zu Verfügung stellen. So fühlen sich deine Teilnehmer auch nach mehreren Tagen auf dem Festival noch in ihrer Haut wohl. Diese Anlagen solltest du selbstverständlich auch während des Events mindestens einmal am Tag reinigen, um die Hygiene zu bewahren.

Raum für spontane Aktionen geben

Abschließend ist es wichtig, dass du das Festival-Programm nicht ohne Unterbrechungen durchtaktest. Du solltest Raum für spontane Aktionen deiner Teilnehmer und ggf. auch deiner Künstler geben. Viele Teilnehmer sind oftmals selbst Künstler, wenn auch nicht hauptberuflich, und werden sich einiges einfallen lassen, um ihre künstlerische Seite während des gesamten Events zum Ausdruck zu bringen. Gib ihnen die Möglichkeit dies zu tun, ohne dass sie befürchten müssen, spannende Programmpunkte zu verpassen. Auch so gewinnst du Pluspunkte bei deinen Gästen.

Fazit zur Organisation von Festivals

Alles in allem sind die Best Practices zur Organisation von Festivals relativ einfach zu implementieren, wenn du das Wohl deiner Teilnehmer ganz oben auf der Prioritäten-Liste stehen hast. Mit genügend Organisationsvorlauf hast du die Möglichkeit, deinen Teilnehmern ein ganz besonderes Festivalerlebnis zu bieten, worüber sie auch noch Wochen und Monate danach berichten. Dies wiederum wirkt sich positiv auf das Empfehlungsmarketing für deine Folge-Events aus.

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche gründete Ende 2011 StartUp Stuttgart und 2012 Accelerate Stuttgart mit, um Gründer und Startups in Baden-Württemberg zu fördern und ein Accelerator-Programm für die Region aufzubauen. Ende 2015 lief das erste sechsmonatige Programm mit fünf Startups. Daneben schreibt Kathleen seit mehreren Jahren leidenschaftlich gern für verschiedene Plattformen, u.a. ihren eigenen Blog, und ist als Freelancer im Bereich Content Creation und Kommunikation unterwegs.

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