Kommunikation ist alles: Nutze diese Tools für interne Abstimmungen

E-Mail ist seit mehr als 25 Jahren das führende Medium für interne und externe Abstimmungen in der Unternehmenswelt. Mit der mobilen Revolution und der steigenden Nutzung von Messenger- und Chat-Apps wird diese Position aber immer mehr in Frage gestellt. Für die jüngere Generation sind E-Mails auch im Arbeitsumfeld keinesfalls mehr das wichtigste Kommunikationstool.

Die Generation Y (geboren zwischen ca. 1981 und 1999) nutzt immer mehr Chat-Tools und Social Media zur Kommunikation. Deshalb ist es auch keine Überraschung, dass immer mehr Startups und junge, kreative Unternehmen E-Mails vermeiden und stattdessen Messenger-Apps für ihre interne Abstimmungen nutzen. Im Folgenden stellen wir dir die 12 beliebtesten und neuesten Tools mit ihren Vorteilen für Unternehmen und die Arbeit in Teams vor.

1. Slack

Slack ist das am häufigsten genutzte interne Kommunikationstool und beschreibt sich selbst als „Team-Kommunikation im 21. Jahrhundert”. Nach Aussage von Slack nutzen deren Kunden 48% weniger interne E-Mails und steigerten ihre Produktivität um 32%. Außerdem sagen 80% der Nutzer, dass Slack die Transparenz im Team erhöht hat.

Slack ist günstig, sicher (durch Passwortschutz), einfach durchsuchbar und auf jedem Endgerät zugänglich. Das Tool wird bereits von Tausenden Teams auf der ganzen Welt genutzt, so z. B. auch vom Team des Mars Curiosity Rover Projekts.

2. Allo

Allo ist eine neue Messenger-App von Google, die in die Fußstapfen der nicht mehr genutzten Google Talk (Gchat) App tritt. Allo unterscheidet sich von anderen Messenger-Apps, indem es Machine-Learning und natürliche Sprachverarbeitung nutzt, um schnelle Antworten vorzuschlagen. Die App kann also vorhersagen, was du als nächstes schreiben wirst und wie du es formulieren möchtest. Je länger du Allo nutzt, desto besser werden die Vorschläge. 

3. Yammer

Yammer ist eines der älteren Kommunikationstools. Es wurde bereits 2008 auf den Markt gebracht und 2012 von Microsoft gekauft. Yammer ist mittlerweile Teil der Microsoft Office 365 Suite. Es kann also mit anderen Produktivitätsapps oder -software von Microsoft wie bspw. Word und Excel verbunden werden.

Die Plattform erlaubt es Nutzern, Nachrichten auszutauschen und Dateien mit anderen Personen im Unternehmen auszutauschen. Projekte können durch Konversationen organisiert werden, die Personen und die notwendigen Daten zusammenbringt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Lieferanten und Kunden können in diese Konversationen auch eingebunden werden.

4. Jive

Jive beschreibt sich selbst als “Moshpit für Ideen” und bietet maßgeschneiderte Kommunikationslösungen für bestimmte Funktionsbereiche und Branchen, wie bspw. Personalmanagement und IT oder Healthcare und Regierungsorganisationen.

Es bietet das interaktive Intranet ‘Jive-n’ und die Kunden- bzw. Partner-Kommunikationsplattform ‘Jive-x’. Beide sind so entwickelt, dass sie in andere Tools, Produkte und Services, die das Unternehmen benötigt integriert werden können. Jive wird für interne Abstimmungen von vielen großen Unternehmen wie T-Mobile, GoDaddy und Groupon genutzt.

5. Facebook at Work

Facebook at Work ist nicht das Facebook, das wir alle privat nutzen, sondern eine komplett neue und separate Version der Seite, die von Unternehmen angepasst werden kann. Derzeit ist das Tool noch in einer geschlossenen Beta-Version. Facebook behauptet aber, dass bereits 450 Unternehmen die Testversion nutzen, wie zum Beispiel auch die Royal Bank of Scotland, die mehr als 100.000 Mitarbeiter hat.

Mit der grauen Oberfläche sieht Facebook at Work definitiv anders aus, hat aber viele bereits bekannte Funktionalitäten. Eine Arbeitsversion der Messenger-App namens Workchat bietet Text-Nachrichten, Anrufe und Video-Anrufe. Außerdem können Manager unternehmensweite Updates auf der Plattform für jeden zugänglich posten. Derzeit stehen mehr als 60.000 Unternehmen auf der Warteliste für Facebook at Work. Einem erfolgreichen Start des Abstimmungstools steht also nichts entgegen.

6. Skype for Business

Microsofts Skype for Business bietet Messenger-Funktionen, Anrufe, Termine und die Funktion zum Bildschirm-Teilen in einer App, die problemlos in Office 365 integriert ist. Du kannst also Termine in Outlook anlegen und Konversationen aus Apps wie Word und PowerPoint starten. Mit der Enterprise Version kannst du außerdem Online-Meetings mit bis zu 10.000 Teilnehmern abhalten, die sich über fast jedes Endgerät einwählen können. Alternativ können kleinere Unternehmen die kostenfreie Version für Teams mit bis zu 25 Personen nutzen. 

7. MindLink

MindLink ist eine sichere Alternative zu WhatsApp, die für Branchen geeignet ist, die sehr strenge Sicherheitskontrollen und Compliance Regeln beachten müssen. So zum Beispiel Finanzdienstleister, Pharma-Konzerne, Rechtsanwaltskanzleien oder Regierungs- organisationen. MindLink kann außerdem mit Microsoft Lync und Skype for Business integriert werden, so dass die Nutzer in einer sicheren Umgebung Nachrichten auf mobilen Endgeräten verschicken können. 

8. Bitrix24

Bitrix24 ist eine Komplettlösung mit mehr als 35 sozialen Kollaborations-, Kommunikations- und Managementtools, die für kleine Teams kostenfrei angeboten wird. Integriert ist u.a. eine privates soziales Netzwerk, Aufgaben- und Projeaktmanagement-Tools, Gruppenchats und Video-Konferenzen sowie die Möglichkeit, Dokumente online abzuspeichern. Und für diejenigen, die E-Mails immer noch gerne nutzen bietet Bitrix24 vom Tool einen direkten Zugriff auf deine Inbox.

9. Workgroup

Workgroup ist eine Instant-Messaging-App, die speziell für unternehmensübergreifende Projektteams ausgelegt ist. Du kannst jeden zu einer Arbeitsgruppe (Workgroup) mit ihrer E-Mail-Adresse hinzufügen. Somit kannst du auch mit Personen von anderen Unternehmen in einer geschlossenen Umgebung kommunizieren. In einer Workgroup siehst du, wenn andere Leute deine Nachrichten lesen und du kannst direkt antworten. Somit kannst du Dinge, die über E-Mail Tage dauern, in wenigen Minuten klären. 

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10. Spaces

Spaces ist eine neue Sharing- bzw. Messaging-App von Google für kleine Teams. Obwohl das Tool nicht direkt für Großunternehmen ausgelegt ist, gibt es kleinen Teams die Möglichkeit, in Echtzeit zu chatten, Links und Bilder sowie YouTube-Videos und andere Gruppen-Konversationen zu teilen. Falls du mehrere Teams führst kannst du verschiedene Gruppen aufsetzen. So kannst du einfach Notizen und interessante Inhalte mit Kollegen in verschiedenen Projekten teilen. 

11. Atlassian HipChat

HipChat ist ein Team-Chat für Unternehmen. Du kannst es auf Wunsch auch deinem eigenen Server installieren. Das Tool gibt dir die Möglichkeit, Kunden, Lieferanten und andere Drittanbieter in einem HipChat-Raum zusammenzubringen, während du die Kontrolle darüber hast, was jeder Teilnehmer sieht.

HipChat ist auch mit anderen Services integrierbar, wie bspw. JIRA, GitHub, Asana, Google Hangouts, Zendesk und mehr als 150 weitere Tools. 

12. Crugo

Mit Crugo kannst du alles Mögliche sicher in Gruppen kommunizieren, teilen und organisieren. Mit den Gruppen kannst du in Echtzeit chatten, alle möglichen Dateien teilen und speichern, RSS Feeds beobachten, To-Do-Listen erstellen und Kalender organisieren. Alles wird in Crugo mit einer 256-bit SSL-Verschlüsselung übertragen und auf Crugos eigenen, in Großbritannien stehenden Servern gespeichert.

Fazit

Mit dieser tollen Auswahl an Tools, mit denen du alle Teamgrößen und -budgets abdecken kannst scheint es wirklich an der Zeit zu sein, über E-Mails zu internen Abstimmungen hinauszudenken. Neben der Reduzierung deiner Inbox helfen dir diese Tools, Teamchats an einem zentralen Ort zu bündeln sowie die Kommunikation und Produktivität deines Teams zu verbessern.

Nutzt du bereits ein oder mehrere der oben aufgelisteten Tools für interne Abstimmungen? Dann erzähl uns in den Kommentaren, wie und in welchen Situationen du diese nutzt und ob du dadurch deine Produktivität steigern konntest.

 

Titelbild von Yura Fresh