10 Tipps, um ein gefährdetes Event zu retten

Ist dein Event denn noch zu retten? Ja, und zwar so:

Es gibt viele Gründe, warum ein Event schief laufen kann. Schlechte Vermarktung und chaotische Kommunikation intern sowie extern sind nur einige Beispiele, die dazu führen können.

Doch es gibt auch viele Maßnahmen, mit denen man gegensteuern kann.

Im Folgenden haben wir 10 Tipps für dich zusammengestellt, mit denen du dein Event wenn nötig retten kannst:

1. Spreche regelmäßig mit deinem Team

Das A und O einer erfolgreichen Eventplanung ist regelmäßige Kommunikation mit dem verantwortlichen Orga-Team, vor allem den Projektmanagern und Vertriebs-Experten. Am besten eignen sich hier kontinuierliche persönliche Meetings. So kannst du Probleme frühzeitig erkennen und entgegensteuern, so lange es noch Spielraum gibt. Außerdem kann dein Team neue Ideen beisteuern, wenn es beispielsweise um zusätzliche Vermarktungskanäle oder weitere Programmpunkte geht.

2. Prüfe die Conversion auf deiner Website

Sind die Anmeldungen für dein Event eher dürftig, solltest du unbedingt die Conversion auf deiner Website prüfen, um eventuelle Löcher im Registrierungsverlauf aufzudecken und zu stopfen. Dabei können dir auch A/B-Tests helfen, im Rahmen derer du verschiedene Landing Pages und deren Conversion misst und die Version, die besser ankommt, schließlich einsetzt.

3. Schau dir ein paar Kniffe bei der Konkurrenz ab

Schau dir an, was die Konkurrenz macht und wie sie ihre Veranstaltungen organisiert. Dadurch kannst du dir Inspiration und Ideen für die Kommunikation und Vermarktung deines Events holen und dir ein paar Kniffe für deine Social Media Kanäle abschauen. Außerdem geben dir die Programme und Speaker von anderen Events einen guten Einblick, welche Themen gerade gefragt. Vielleicht lassen sie sich auch in dein Programm einbinden?

4. Passe deine Zielgruppe an

Wenn deine Kernzielgruppe nicht so positiv auf die Veranstaltung reagiert wie erhofft, solltest du deine Kommunikation unbedingt auf weitere Zielgruppen ausweiten und dir überlegen, wie du diese bestmöglich ansprechen kannst. Meist hilft ein Brainstorming mit deinem Team dabei ungemein (siehe auch 1.).

5. Schalte Werbung auf Facebook und Google

Um aus der Informationsflut und dem großen Angebot an unterschiedlichsten Events herauszustechen, solltest du neben deiner gewohnten Vermarktung und der organischen Kommunikation über Social Media Kanäle auch Werbung auf Facebook und Google schalten. Diese hilft dir selbst mit einem kleinen Budget, einen sehr viel größeren Personenkreis zu erreichen. Bei Facebook kannst du zudem wunderbar deine Wunschzielgruppen eingrenzen und mit unterschiedlichen Informationen ansprechen.

>> Mehr zum Thema:10 Facebook Funktionen, die jeder Social Media Manager kennen sollte

6. Starte eine Ticketverlosung

Zusätzlich zu Facebook- und Google-Werbung kannst du eine Ticketverlosung starten, um mehr Aufmerksamkeit für dein Event zu generieren. Meist gehen Ticketverlosungen viral, wenn du das Teilen über Social Media Kanäle als Voraussetzung zur Gewinnspielteilnahme mit einbindest. Dies vergrößert wiederum deinen angesprochenen Personenkreis.

>> So leicht können Veranstaltungen auf Eventbrite über Social Media geteilt werden

7. Nutze die Kraft deines Netzwerks

Scheue dich nicht davor, dein Netzwerk um Unterstützung bei der Verbreitung deines Events zu bitten. Spreche neben deinen Freunden auch die Redner deines Events an und bitte sie, die Veranstaltung in ihrem Netzwerk zu verbreiten. Am besten schickst du ihnen direkt vorgefertigte Posts für Facebook, Twitter und Co. zu. So erleichterst und beschleunigst du den Prozess. Das gleiche gilt natürlich auch für deine Sponsoren und Partner. Bitte diese, die Veranstaltung auch in ihrem Netzwerk zu bewerben. Persönliche Empfehlungen und Mund-zu-Mund-Propaganda sind wichtige Vermarktungskanäle, wenn es um die Anmeldung für Veranstaltungen geht.

>> Wie du deine Redner glücklich machst und bestmöglich einbindest? Lies es hier

8. Lade die Teilnehmer vergangener Events ein

Ganz oben auf deiner Liste zur Kommunikation des Events sollte die Kontaktaufnahme zu den Teilnehmern deiner vergangenen Events stehen. Vielleicht ist diese Veranstaltung ebenso interessant für sie? Frag sie! Das kann in eine solide Teilnehmerbasis münden. Es ist außerdem nicht unwahrscheinlich, dass Teilnehmer, die in der Vergangenheit bereits gute Erfahrungen mit deinem Event gemacht haben, das Event gerne in ihrem Netzwerk weiterempfehlen.

>> Teilnehmer wiedergewinnen? Ein Leitfaden in 8 Schritten

9. Konzentriere dich vor allem auf die Punkte, die funktionieren

Nach dem Motto des Pareto-Prinzips solltest du dich im Zweifelsfall auf die Dinge konzentrieren, die bereits gut funktionieren und dich nicht zu sehr mit den Problemen aufhalten, für die deren Lösung du sehr viel mehr Zeit aufwenden müsstest.

10. Nutze die viralen Effekte von Eventbrite

Zusätzlich zu deinen eigenen Vermarktungsmaßnahmen solltest du die viralen Effekte von Eventbrite und unserer integrierten Werbetools nicht vernachlässigen. Damit erreichst du auch potenzielle Teilnehmer, die du nicht direkt ansprichst. Du kannst außerdem direkt in deinem Event messen, über welche Kanäle jeweils wie viele Teilnehmer auf dein Event aufmerksam geworden sind und sich registriert haben.

>> Mehr zum Thema: Wie du noch besseren Überblick über dein Event erhältst 

Fazit: Nur in den seltensten Fällen muss ein Event aufgrund mangelnder Registrierungen verschoben oder abgesagt werden, wenn du die oben genannten Tipps beachtest. Sollte es doch dazu kommen, dann kommuniziere dies rechtzeitig deinen Teilnehmern mit einer transparenten Erklärung und im besten Fall der Information zum Alternativtermin. Weitere hilfreiche Tipps findest du in unserem Artikel “Wie man ein Event absagt, ohne seinem Ruf zu schaden”.


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Titelbild: “Rettungsring” von Frank Behrens unter cc by-sa 2.0

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Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche gründete Ende 2011 StartUp Stuttgart und 2012 Accelerate Stuttgart mit, um Gründer und Startups in Baden-Württemberg zu fördern und ein Accelerator-Programm für die Region aufzubauen. Ende 2015 lief das erste sechsmonatige Programm mit fünf Startups. Daneben schreibt Kathleen seit mehreren Jahren leidenschaftlich gern für verschiedene Plattformen, u.a. ihren eigenen Blog, und ist als Freelancer im Bereich Content Creation und Kommunikation unterwegs.

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