Mit diesen 10 Tipps und unserem Budgetplan für Events hast du deine Finanzen im Griff

Die Idee für deine nächste Veranstaltung steht fest, doch kannst du sie finanziell auch wirklich umsetzen oder müsste sie noch überarbeitet werden? Seien wir doch ehrlich: der Budgetplan ist nicht der spannendste Teil in der Eventvorbereitung, doch einer der wichtigsten. Je früher du dich um die finanziellen Aspekte kümmerst, desto besser und flexibler kannst du auf eventuelle Probleme reagieren.

Bevor du loslegst, hol dir gleich den super übersichtlichen Budgetplan für Events!

1. Sei realistisch

Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn du erst wenig Erfahrung als Veranstalter hast oder eine bestimmte Art von Event zum ersten Mal planst. Überlege dir gut, wie viele Teilnehmer oder Sponsoren du erreichen kannst, wenn noch fast niemand deine Marke bzw. dein Event kennt.

Es hilft, vorab verschiedene Szenarios mit konkreten Zahlen aufzustellen: Ein ideales Szenario (z.B. 20 Sponsoren, 500 Teilnehmer), ein realistisches Szenario (d.h. was wirst du wahrscheinlich erreichen?) und ein Szenario für den schlimmsten anzunehmenden Fall (d.h. was tust du, wenn so ziemlich alles erdenkliche schiefgegangen ist?).

2. Lege fest, was für ein Event du anbieten willst

Soll der Eintritt umsonst sein, ist dein Event kostenpflichtig, finanzierst du die Veranstaltung über Sponsorengelder oder entscheidest du dich für eine Kombination aus all diesen Möglichkeiten? Jedes Modell hat einen anderen Einfluss auf deine Budgetplanung. Von daher lege vorab fest, welche Variante die richtige für dich ist.

3. Wähle Veranstaltungsort und Location rechtzeitig aus

Je schneller Veranstaltungsort und Location feststehen, desto besser und umso genauer lässt sich auch die Budgetplanung machen. In der Regel hängt das ganze Event von diesen beiden Punkten ab. Ohne die Kosten für die Location, die meist einen Großteil des Budgets verschlingen, lässt sich auch alles weitere nicht richtig kalkulieren. Es ist also empfehlenswert, dies gleich zu Beginn zu klären.

4. Lege eine Excel-Tabelle für deinen Budgetplan an

So kannst du deine Kosten bequem auflisten und jederzeit abrufen. Folge dem unter erwähnten Link, um dir unsere kostenlose Excel-Vorlage herunterzuladen! Sie beinhaltet jeweils einen Reiter für dein geplantes und dein tatsächliches Budget sowie einen Reiter zum Vergleich dieser beiden.

>> Kostenlose Excel-Vorlage: So wird die Budgetplanung zum Erfolg!

5. Müssen Vorauszahlungen geleistet werden?

Die meisten Vermieter wollen eine Garantie haben, meist in Form einer Anzahlung für den Raum und gegebenenfalls auch für den Catering-Service. Auch diese Kosten solltest du kennen und in deine Budgetplanung einbeziehen.

6. Lege deinen voraussichtlichen Umsatz fest

Wie viel Eintritt willst du von deinen Teilnehmern verlangen, wenn du ein kostenpflichtiges Event machst? Bevor du dich hier endgültig festlegst, verschaffe dir einen Überblick über die Ticketpreise bei vergleichbaren Veranstaltungen, die bereits etabliert sind. So hast du einen Anhaltspunkt, um deinen Ticketpreis zu gestalten und zu entscheiden, ob dieser ähnlich, höher oder niedriger sein soll als bei der Konkurrenz.

7. Plane mit fixen und variablen Kosten

In deiner Budgetplanung sollten fixe und variable Kosten aufgeführt werden. Für welche Kosten musst du aufkommen ganz unabhängig davon, wie viele Teilnehmer dein Event besuchen? Und welche Kosten steigen mit wachsender Besucherzahl?

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8. Lasse Spielraum für Eventualitäten übrig

Es ist immer empfehlenswert bei der Budgetplanung, 5 bis 10% für unvorhersehbare Ausgaben einzuplanen.

9. Lege fest, wo deine Gewinnschwelle liegt

In deiner Budgetplanung solltest du festlegen, wie viel Geld du einnehmen musst (bei kostenpflichtigen Events) bzw. welche Mittel du einsammeln musst, um deine Ausgaben zu decken und dein Event überhaupt durchführen zu können?

10. Sortiere Einnahmen und Kostenpunkte nach Kategorien

Einnahmen generierst du in der Regel durch Teilnehmer, Sponsoren, Werbung oder Ausstellungen. Kosten verursachen in der Regel Marktforschung, Marketing, PR und Werbung, Teilnehmer (z.B. in Form von Goodie-Bags, Namensschilder o.ä.), Location (z.B. durch Miete, Catering, AV-Ausrüstung, Deko und Möbel), Ausstellungskosten, Anreise und Unterbringung des Personals, Speaker und Bewirtung.

Fazit zu deinem Budgetplan

Darüber hinaus empfehlen wir, deinen Budgetplan in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren (z.B. 12, sechs und eine Woche vor dem Event sowie am Tag des Events selbst, da in der letzten Minute oft noch ungeplante Kosten für spontane Anschaffungen auftauchen können).

So kannst du gegebenenfalls Anpassungen im Budget vornehmen – und das an der richtigen Stelle – und weißt jederzeit genau, wie viel Geld dir für die weitere Planung zur Verfügung steht.