In diesem Gastbeitrag von Madre Visser, Marketing Assistentin bei LOLA Staffing, erklärt der Event-Profi, wie dir deine Servicekräfte das Leben erleichtern können, wenn sie gut gewählt und gemanaged sind. Denn schließlich sollen sie dir Arbeit abnehmen und nicht dafür sorgen, dass dir am Tag des Events graue Haare wachsen.

 

  1. Du solltest genau wissen was du brauchst
    Es gibt verschiedenste Servicekräfte, die du für dein Event einstellen kannst. Vom Wein-Kellner, über den Cocktail-Mixer bis hin zum Häppchen-Runner oder Registrierungspersonal. Bevor du also deine Agentur für Veranstaltungspersonal kontaktierst, solltest du genau wissen, welche Aufgaben du übernommen haben möchtest. Du solltest außerdem genau benennen können, welche Fähigkeiten dein Personal mitbringen muss. So kannst du sicher gehen, dass die Agentur dir die richtigen Leute schickt.
  1. Trau dich ganz genau zu sagen was du forderst und erwartest
    Dieser Punkt schließt an den Vorheringen an. Was für dich selbst komisch klingen mag, ist vermutlich Musik in den Ohren deines Dienstleisters. Egal wie speziell und genau deine Wünsche sind, er hat sie vermutlich schon gehört. Ob blond, männlich oder mit Französischkenntnissen – alles ist erlaubt. Der Dienstleister freut sich sicher, besonders genaue Beschreibungen zu bekommen um die Möglichkeit zu haben, dich rund um zufrieden zu stellen.
  1. Erschrecke nicht bei wechselnden Verfügbarkeiten
    Agenturen für Veranstaltungspersonal geben ihren Servicekräften oft die Möglichkeit, sich ihre Verfügbarkeiten frei und flexibel einzuteilen. Also keine Panik, wenn das Team, das dir zugeteilt wurde sich kurzfristig verändert. Das kann durchaus passieren, aber du hast ja einen Dienstleister der sich darum kümmert, dass das keine Auswirkung auf deinen Service hat.
  1. Akzeptiere, dass nicht alle Menschen gleich sind
    …das gilt auch für jeden deiner Servicekräfte! Es wäre unfair von jedem deiner Mitarbeiter das Gleiche zu erwarten, schließlich haben alle eigene Stärken und Schwächen. Um Enttäuschung vorzubeugen, versuche ein wenig Zeit zu finden deine Crew am Tag des Events vor dem Start kennen zu lernen. Am besten fragst du sie in welchen Bereichen sie am erfahrensten sind und woran sie am meisten Spaß haben. Dann teilst du sie nach ihren Fähigkeiten ein Präferenzen ein und hast ein glückliches Servicepersonal.

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  1. Behandle deine Crew so wie du auch von ihnen behandelt werden möchtest
    Das mag für viele selbstverständlich klingen, doch zu oft wird dieser Aspekt nicht beachtet. Mache dir immer bewusst, dass deine Service-Crew einen großen Teil dazu beitragen wird, dein Event zum Erfolg zu machen. Behandle sie also mit Güte und Respekt. Das klingt alles ein bisschen nach “Honig um die Nase schmieren” doch wenn dein Personal eine positive Arbeitserfahrung bei dir macht und sich wohl fühlt, dann wollen sie im Idealfall wieder für dich arbeiten. Es ist nämlich möglich über einen Dienstleister ein festes Service-Team zu finden. Ich habe das schon oft erlebt!
  1. Deine Service-Crew wird dir Fragen stellen
    Der gesamte Style des Services und die genauen Abläufe, werden sich von einem zum anderen Event deutlich unterscheiden. Sogar die erfahreneren Servicekräfte werden Fragen haben und gewisse Anleitung benötigen. Sei also ganz genau wenn du willst, dass deine Crew weiß WIE du es am liebsten hättest. Natürlich kann es nervig sein, die Abläufe immer und immer wieder zu wiederholen – aber es lohnt sich! Dein Personal will deinen Erwartungen gerecht werden, also sprich aus was du erwartest. Ein ausführliches Briefing vor Beginn der Veranstaltung kann hier schon Abhilfe schaffen. Wenn du keine Zeit hast, während dem Event Fragen entgegen zu nehmen, dann stell deinem Team einen Betreuer zur Seite, der kleine Feuer löscht und Fragen entgegen nimmt.
  1. Über Geld spricht man doch
    Ein höherer Stundenlohn, auch wenn er nur ein wenig höher ist als der durchschnittliche Stundenlohn, führt dazu, dass du auf erfahrenere Servicekräfte zurückgreifen kannst. Denn vergiss nicht, dass du mit vielen Veranstaltern um das beste Personal buhlst. Wenn du dich an Tipp Nummer 5 hältst und deine Löhne ein bisschen anhebst, stehen die Chancen gut, dass du besonders erfahrenes Personal zugeteilt bekommst.

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  1. Deutsches Arbeitsrecht sollte dir nicht gänzlich fremd sein
    Du wolltest wissen welche Regularien auf dich zu kommen wenn du externes Personal einstellst. Wie ist zum Beispiel die Versicherungssituation der Service-Crew? Wichtig ist auch, dass du weißt, wie viel Pause jedem deiner Servicekräfte zusteht und dass sie diese auch einhalten. Wenn du an dieser Stelle nicht aufmerksam bist, kann dich das in große Schwierigkeiten bringen – also Augen auf!
  1. Du warst zufrieden? Dann teile das mit
    Nachdem du regelmäßig die gleichen Leute für deine Events oder für länger andauernde Events gebucht hast, teile deinem Dienstleister mit, mit wem und warum du mit gewissen Personen besonders zufrieden warst. So kannst du dir einen Pool an Personal erarbeiten, der gerne und wiederholt für dich arbeiten wird und will. Manche Personal Agenturen bieten dir nach gewisser Zeit mit dem gleichen Personal und Zufriedenheit auf beiden Seiten, Exklusivität an. Das bedeutet geringere Agenturgebühren und die Sicherheit immer das gleiche Personal zu bekommen.

 

 


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